收发文以及档案管理办法

收发文以及档案管理办法一、来文处理1、公司人员收到所有来文、来信、来函等外来文件,除明确注明收信人的外,应及时送办公室拆阅。2、所有外来文件,办公室和相关部门应做好收文登记,同时填写好来文审签表。根据文件要求和领导安排,将文件及时送到相关部门进行处理。经办人按规定期限和具体要求积极承办,办理情况及办理结果及时向领导回复,同时将办理的所有资料分类整理装订好后交办公室存档备查。3、办公室应根据文件要求和领导安排,对经办人及时进行监督管理。督促经办人按时,保质保量完成工作。二、下发文处理1、下发的所有文件必须由主办部门拟好文稿,准备好相应资料,填写规范的发文审签表,经过核对、校对,相关领导审签确认,请示总经理同意后印发,办公室备案。2、办公室要对整个发文过程进行监管,对下发文认真审查核对,严把文字校对关和行文格式关,确保发文程序规范,文意简练。3、办公室要牵头,具体经办单位负责,确保发文及时送到相关部门,收文单位要办理签收手续,下发的文件、资料必须交办公室留底存档。三、外发文和外报送资料1、外发文和外报送所有资料必须由主办部门拟好文稿,准备好相应资料,填写规范的外发文、外报送资料审签表,经过相关领导核对、校对,严格审查签批确认,请示总经理同意后对外报送。办公室备案。2、办公室要对整个外发文和外报送资料进行监管,对外发文和外报送资料认真审查核对,严格把关,确保发文程序规范,文意简练。3、办公室要牵头,具体经办单位负责,确保发文及时送到相关单位,尽可能要求收文单位办理签收手续。外发的文件、资料必须交办公室留底存档。四、档案资料管理---本文来源于网络,仅供参考,勿照抄,如有侵权请联系删除---1、各公司、部门办公室来文、自制文等相关资料分类应按保密等级和资料类别,在年底进行认真整理分类存放,编制目录装订成册,并按照双人双锁原则管理好现有档案资料。2、需查阅文件、资料,需由领导签字审批同意。原则上只能在室内查阅,不准带出或外借他人。未经书面批准不得抄录或复印,未经总经理书面批准不得将任何资料带离办公室。3、档案管理人员应将领导签批同意查阅档案的手续予以装订造册登记,以便遇到问题时查阅。---本文来源于网络,仅供参考,勿照抄,如有侵权请联系删除---

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