某公司市场部档案管理规定

关于市场部档案管理规定为规范市场部档案管理工作,使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特制定以下管理办法:1档案归案范围1.1合同(1)以公司资质签订的包工包料合同原件。(2)以公司资质签订的供料合同。(3)以经销商资质鉴定的但用振利体系的合同(包工包料或供料合同)(4)采购合同(购买苯板、颗粒)(5)经销商协议(6)户外宣传制作合同复印件;媒体制作合同;(7)其他合同。1.2客户资料档案(1)客户包括经销商、签约客户、房地产商、广告合作伙伴(2)来访客户名录:包括客户姓名、联系方式、所在公司,职位,了解到的客户的喜好等其他情况,尽肯能详细登记。(3)来电质询客户:要求记录清楚客户姓名、联系方式、需求、来电日期以及转给何人。1.3内部管理档案(1)市场部内部管理档案:各项管理制度、成交发放的管理文件、通知;(2)各日、周、月统计表及报表;(3)会议记录。1.4内部往来文件(1)发往各部门间的日常函件;(2)收到公司各部门的往来文件(其中财务下发的产品价格由统一管理)。1.5公司对外宣传资料(1)各类公司制作的提袋、宣传品样本;(2)电视宣传资料:各种宣传用VCD、录音带、录像带;(3)展会、户外灯箱、路牌的样稿;(4)各类宣传活动的录像带及照片。(5)全国各标准、图集、规范(6)各类培训PPT、课件讲稿(7)检测报告(8)各地备案申请表(电子文档或纸类文档)---本文来源于网络,仅供参考,勿照抄,如有侵权请联系删除---2归档及保管要求2.1严格按归档范围对档案进行归档整理;2.2档案资料分类应清晰、全面;2.3档案接收时要认真清点、验收,并办理交接手续后入档;2.4档案必须使用专用资料柜、资料盒;2.5应建立清晰、明了的检索工具便于检索。2.6合同管理(1)销售合同、采购合同评审完毕后,原件交李风,市场部存档复印件(每个区域内勤负责整理各区域的销售合同)。(2)经销商协议评审完毕后,原件总经办、市场部各保存1份,另外,合同评审原件以及经销商资料由市场部存档管理。(3)广告宣传、展会合同由市场部直接保存原件。(4)以上文件存档应建立台帐,暂由邱燕负责。2.7客户资料档案客户档案资料必须做到每周整理,及时更新。4档案的借阅档案的借阅应有严格的借阅制度,必须填写借阅登记表方能借阅。档案借阅办法按以下制度执行:(1)本部门档案仅限本部门员工借阅;外部门借阅需出示借条,附双方负责人许可签字;(2)本部门员工借阅,借期不超过两天。如因需要延长借期,须出示借条并附部门负责人签字;(3)查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开;(4)按期归还,爱护所借档案资料,逾期不还或有损坏、遗失,按有关规定进行处理,造成重大损失者应当追究责任。5档案的保管(1)档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的,办理交接手续后方可入档;(2)各类档案材料,应按管理规范要求分类、编目、立卷,放入档案盒或档案夹内上柜保管;(3)档案存放必须使用专用资料柜,排柜方式要省时、醒目、便于查找;(4)每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理,核对以保管单位为基础,做到账物相符,对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。---本文来源于网络,仅供参考,勿照抄,如有侵权请联系删除---6档案的剔除和销毁在整理档案的过程中,对档案材料要仔细甄别,对无保存价值的资料及时剔除,必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示;每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导,经部门批示后销毁。---本文来源于网络,仅供参考,勿照抄,如有侵权请联系删除---

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