吴江市《归档文件整理规则》实施细则1总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发档案信息资源，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）及江苏省《归档文件整理规则》实施办法，结合我市实际，特制定本实施细则。本细则所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。本细则适用于本市范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。2整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。3整理要求归档文件收集应齐全完整，保管期限划分准确。档案进馆单位按经市档案局核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物，超大纸张应加以折叠。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（DB32/505-2002）要求。4整理方法4.1件的确定本细则以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录以每次会议记录为一件（用记录本记录的，一本为一件）；成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件；介绍信存根一本为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境下形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请求与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---4.2装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文种版本在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。文件定稿如果是计算机打印的，没有修改笔迹，与正文内容一致，只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档。装订方法根据归档文件的厚薄而定。一般厚度的文件采用江苏省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左上角装订，较厚的文件采用三孔一线的方式装订。对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，如果拆钉会损坏原貌，可不拆钉重装，保持原貌不变。短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。4.3分类机关可采用“保管期限——年度——机构（问题）”、“保管期限——年度”中的一种方法进行分类，后一种方法适用于规模较小，归档文件数量不多的单位。原执行或参照执行企业档案分类规则的企业、事业单位也可采用“问题——年度——保管期限”的方法分类。分类层次最多三层，即年度、期限、机构（问题），最少两层，即年度、期限。一个单位的分类方案应保持相对稳定。4.3.1按年度分类将文件按其形成年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度...