秦皇岛市档案局关于印发《秦皇岛市归档文件整理办法实施细则》的通知秦档(2002)102号根据全省档案工作"十五"计划的任务要求，各级机关、事业单位将逐步按国家档案局发布的《归档文件整理规则》要求，进行归档文件的整理。在认真试点和充分征求意见的基础上，并结合我市实际情况,制订了《秦皇岛市归档文件整理办法实施细则》，现正式印发你们,请结合本地区、本单位实际情况贯彻执行。秦皇岛市归档文件整理办法实施细则第一条为适应办公自动化建设的需要，提高档案管理水平，根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》要求，本着"简化整理、深化检索"的原则，结合我市机关档案工作实际，制定本《细则》。第二条本《细则》所称的归档文件是指机关、团体及其它社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。第三条归档文件的管理原则及质量要求：1、归档文件材料是国家全部档案的重要组成部分,应由本单位的档案机构集中统一管理。2、归档文件的收集、整理工作，应由承办部门或业务部门的兼职档案员负责;整理结束后，由兼职档案员打印本部门的移交目录，随同整理好的归档材料于次年5月前移交单位档案室，由档案室统一立卷的单位于次年五月前整理完毕。3、档案室人员负责做好对本单位内部各职能科室归档文件材料指导、监督工作。---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---4、归档文件的整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。5、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。6、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。7、需保存的归档文件材料，在整理时要去掉金属物。第四条确定归档文件的"件"。一般以每份文件为一件，文件正本（包括附件〉与定稿为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册〈本〉为一件，来文与复文可作为一件。1、文件直接在电脑上起草的，则输出一份清样与文稿审批笼一起构成定稿，附在正本之后归档即可。2、己实现办公自动化的单位,应将产生的电子文件打印并加盖公章存档。3、己建立电子文件档案管理系统的单位,应将归档的电子文件（包括各种版本）与纸质文件标引一致，并存入档案数据库。第五条归档文件的整理方法。以"件"为归档文件的整理单位,一般按装订、分类、排列、编号、编目、装盒的顺序，分步骤进行。第六条归档文件材料的装订要求。总的原则是按件装订,装订材料应有利于档案的保护。1、归档文件材料的装订，可使用传统的线装订也可以采用不锈钢钉装订，即采思绪或理负切注文件左侧装订线装订；文件页数少的也可采用粘接方式装订。2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后：原件在前,复制件在后：转发文在前，被转发文在后：来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---第七条归档文件的分类。推荐使用"保管期限一一年度机构（问题〉"分类法，对于内设机构简单，形成文件数量不是很多的单位，可采用二级分类法，即"保管期限一一年度"分类法，"机构（问题〉"项可不作为一个分类层次考虑。各单位的分类方案应保持稳定。第八条归档文件的排列。归档文件应在同一保管期限、同一年度、同一机构（问题）内，按事由结合时间、重要程度进行排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。第九条归档文件的保管期限，仍按国家档案局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》执行。第十条归档文件的编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，并在每"件"文件首页上端居中的空白位置，加盖本单位统一刻制的归档章，并使用蓝黑或碳素墨水填写有关内容。归档章设置以下内容：1、全宗号:填写当地档案馆给立档单位编制的代号，没有代号的可以不填写。2、年度:填写文件形成年度，即形成和处理归档文件的年度。应以4位阿拉伯数字标注公元纪年。女口"一九九八年"，要标注为"1998",不能标注为"98"。3、保管期限:填写归档文件保管期限的简...