学院各部门档案立卷归档管理办法学院各部门档案立卷归档管理办法一、根据《高等学校档案工作规范》、《z外国语职业技术学院档案管理制度》的规定，为完善全校各部门立卷归档制度，特制定本办法。二、立卷归档基本原则1、本校各部门和个人从事党政管理、教学、科学研究、外事、出版等各项工作活动中形成的档案材料，是学校的财产，是党和国家的财富，必须移交给学校综合档案室，任何部门和个人不得私自保留。2、凡属《z外国语职业技术学院档案管理制度》所划定的档案材料，各部门和个人必须按照本办法进行立卷归档。3、学校严格实行部门立卷归档制度，各系部、处室均系立卷单位。每个立卷人员的材料积累、立卷，均按立卷单位统一归档。校综合档案室按立卷单位接收档案。三、立卷归档的组织规范1、综合档案室是学校档案工作职能部门，负责全校档案的管理、开发和利用，同时负责对各处级单位的立卷归档工作实行监督和指导。2、全校各处级单位是文件材料产生和形成的部门，负---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---责组织本部门的立卷归档活动，并接受综合档案室的监督和指导。3、各单位日常的文件材料谁承办谁负责保存，由兼职档案员负责组卷，没有兼职档案员的，由部门负责人或秘书负责组卷。4、职能部门在对重要科研成果鉴定、基建工程竣工验收、大型维修改造工程竣工验收、贵重仪器设备（价值在10万元以上）开箱验收时，必须通知综合档案室工作人员参加，以便对应归档的文件资料进行审查验收，监督指导部门立卷归档。对文件资料齐全完整的，综合档案室方可签字验收，有关部门方可办理成果申报手续、工程验收手续或财务付款手续；否则，综合档案室不得签字验收，有关部门不得办理相应手续。四、文件材料的立卷分工1、上级党、政部门及有关单位下达的文件，由校办负责立卷归档。2、学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件，一般由校办负责立卷归档；对口部门的呈文，由对口部门负责立卷归档。3、校办起草以校办或学校名义编号的校内文件，由校办负责立卷归档；部门起草以学校名义编号的校内文件，校办和部门都要立卷归档；部门起草以部门名义编号的部---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---门文件，由部门负责立卷归档。4、会议文件材料，哪个单位组织召开的会议，哪个单位负责立卷归档；几个单位联合召开的会议文件材料由为首主办单位负责立卷归档。5、各教学部门、教务处等教学管理部门各自形成的文件材料，各自负责立卷归档；上述有关教学部门和教学管理部门共同形成的文件材料，由有关教学管理部门负责立卷归档。6、各教研室的科研、学科建设方面的文件材料，谁形成的文件材料，由谁负责立卷归档。课题组的文件材料，由课题组负责人负责组织立卷后上交教研室，再由教研室负责向综合档案室移交。7、基建综合管理的文件材料，由基建处负责立卷归档；工程项目的文件资料实行总承包的由总承包单位负责汇总整理；分承包的由各承包单位负责收集、整理；各承包单位将工程资料立卷后上交基建处，由基建处负责向综合档案室移交。8、大型维修、改造项目（包括图纸、预结算等）文件资料，由基建处负责立卷归档。9、财务文件材料及账务帐簿，由财务处负责立卷归档。10、负责宣传部门和网络中心等部门工作范围所形成的声像资料，谁形成谁负责整理归档；制作专题项目文字---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---材料和物品，由制作项目的单位或个人负责整理归档；两个以上单位共同制作的，由主办单位负责整理归档；外单位制作反映本校活动的声像资料，由负责组织联系的单位立卷、归档。11、凡师生员工出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的有关文件材料，由外事部门负责审查、验收、整理立卷后再向综合档案室移交档案。五、立卷的操作要求1、立卷的案卷组合、卷内排列编号、填写目录和备考表等操作过程由各部门负责完成，卷面标题拟定、卷面书写、装封等，由部门与综合档案室共同负责完成。2、根据档案归档范围、类目设置、保管期限等规定来确定归档范围...