西安市电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为了加强对本市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《西安市档案管理条例》等有关法规和《电子文件归档与管理规范》等国家标准，结合本市实际，制定本规定。第二条本规定适用于本市各级党政机关、国有企业、事业单位，其他单位参照执行(以下统称为各单位)。第三条本规定所使用的下列基本概念具有特指的涵义。（一）电子文件指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（二）电子档案经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。（三）背景信息指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。（四）元数据指反应电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。（五）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。（六）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。（七）迁移指将原系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。（八）真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。（九）完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。（十）有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。第二章管理职责第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本单位实际，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，明确各环节的工作职责，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。第五条各单位业务部门和档案工作部门要加强协调，在信息化建设和办公自动化系统的设计中，要有档案人员参与，要注意满足档案管理的功能需求。第六条各单位分管档案工作的领导，负责电子文件的归档与管理工作。要将电子文件的管理纳入本单位的信息化建设之中。各单---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---位的档案人员负责实施对本单位电子文件归档的监督和指导。第七条电子文件从形成到归档的管理过程中，应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、整理、归档等工作由文件承办部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和电子档案的接收、保管、利用等工作，由档案部门负责。第八条归档的电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要配备与业务部门兼容的计算机软、硬件系统，使归档的电子文件能有效机读。第九条各单位档案人员应忠于职守、加强学习、具备档案和计算机专业知识、熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。第十条各级档案行政部门负责对本行政区域内电子文件归档与管理工作的监督指导。第三章电子文件的收集与归档第十一条电子文件的收集积累应符合以下要求：（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留。要收集定稿电子文件和正式电子文件以及相应的背景信息和元数据。记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改稿均应被保留。（二）应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体上。（三）对用文字处理技术形成的文本电子文件，应注明文件存储格式、文字处理工具等。（四）采用非通用文件格式的图像电子文件，应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件及说明文件一并收集。（五）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，应注明其软、硬件环境和相关数据。（六）对用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。（七）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。（八）对通用软件产生的...