做好实验室机算机系统内文件管理的几点意见朱菁陈志超（上海崇明县疾病预防控制中心202150）【摘要】对计算机系统内文件的管理是实验室文件管理的重要内容。木文件通过对实验室计算机系统内文件管理容易发牛.的问题，提出解决问题的意见和见议。【关键词】实验室计算机系统文件管理【】R197.32【文献标识码】B【】2095-1752（2014）05-0370-02引言电子计算机的普遍应用，使计算机系统内的文件管理已成为各实验室不可回避的问题，为此CNAS—CL01:2006《检测和校准实验室能力认可准则》4.3.3.4明确规定：“应制订程序来描述如何修订和控制保存在计算机系统中的文件”。但究竞如何有效管理计算机系统内的文件，目前其可操作性的相关经验报道尚不多。现根据计算机系统内的文件无个人笔迹特征、无书写墨迹和新旧IX别、易被复制或删除修订、复制件与原件或修订内容难被识别等特点，就实验室计算机系统内的文件管理谈点的看法，供广大同行商讨。1计算机系统内文件管理容易发生的问题1.1文件批准发布后，相应的电子文件不统一归档，而是由起草（或修订）、或审核、或批准人等自行保管。由于有自行处理权限，因此，在保存过程中既可能因有意或无意删除文件导致文件丢失，也可能因有意或无意间增加、删除、改动等文件编辑使文件丧失原始性。另外，文件起草（或修订）、审核、批准人也可能会因个人需要，同时留存文件草稿、征求意见稿、送审稿、批准稿等，如当时无有效标识，时间一长往往也就难于再作出正确的区分。1.2计算机系统内文件管理平台不设访问权限，无专人管理，任何员工均可---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---写入或删除文件，除易发生文件丢失外，经日积月累后，现行有效文件、过期作废文件、不同版次的同一文件、不同修订状态的同一文件、与实验室运作无关的文件就会同时存在于文件管理平台内，最终谁也无法确认哪一文件现行冇效，哪一文件己无效或过期作废。1.3对计算机系统内的文件不采取任何文件保护措施或仅采用“只读”方式保护文件，无法确保文件的安全。无保护措施的文件在使用、查阅过程中难于保证不会发生有意或无意间增加、删除、改动等编辑操作；采用“只读”方式时,只需通过另存、或复制、或下载即可解除保护，其保护效果也并不理想。2做好计算机内文件管理的几点建议2.1挑选好文件、档案管理人员必须选择工作责任心强，具有一定计算机知识和应用技能的员工负责文件/或档案管理工作，并通过各种途径不断提升其计算机应用技能，以免因缺乏计算机知识而发生错误删除文件、感染病毒、工作失误（如不小心格式化硬盘）等情况。2.2严格设置计算机文件管理平台权限2.2.1计算机文件管理平台可设置存档文件夹和共享文件夹，并对不同人员设置不同的权限，防止发生非经授权的文件写入、删除、移动。存档文件夹内写入已批准发布的受控文件和有保留价值的非受控文件；共享文件夹内写入己批准发布、并需全体员工共享的现行有效文件。2.2.2计算机文件管理平台文件写入、删除、移动权限只能仅限于文件/或档案管理人员，其余人员仅能浏览、下载或打印共享文件，其中打印仅应限于记录表单。2.2.3发布、存放、查找电子文件实验室管理体系文件只能在计算机文件管理平台进行，而不能使用员工自行保存的电子文件。2.3完善计算机文件管理平台内文件的登记和受控标识2.3.1在写入、删除、转移存档文件、共享文件吋，文件/或档案管理人员必---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---须做好详细的登记，以确保能对计算机文件管理平台内文件的变动情况进行奋效追溯。2.3.2计算机文件管理平台内的共享文件、存档文件必须分别编制好0录，并根据变动情况及吋进行更新，以方便文件的查阅。2.3.3可采用“现行共享”、“现行有效”、“过期保留”、“过期作废”、“保留存档”等不同文字水印、或文本桐分别表示计算机文件管理平台内文件的受控状态，以防止误用。2.3.4计算机文件管理平台内写入新增文件吋，必须根据文件受控状态添加相应的受控标识，如“现行有效”、“现行共享”、“保留存档”等。2.3.5在存档文件夹...