大型企业电子公文运行管理措施探讨何润泽[摘要]文章结合企业智能协同办公系统运行管理工作的实践，从公文信息共享、公文信息安全、文档智能化协同工作方面，对电子文件流转和归档工作的真实性、完整性、可用性等进行系统阐述，提出持续优化完善电子文件管理的思路和建议。[关键词]电子公文；运行管理中图分类号：F426.2文献标识码：A随着办公自动化水平的快速提升，大型企业普遍应用智能协同平台电子公文处理系统。电子公文是企业科研生产、经营管理活动中处理公务的重要载体和工具，科学、规范、安全、高效的电子公文运转和管理，更是企业办公室的重要职能和衡量办公室工作的重中之重。一、电子公文的特点数字与信息技术崛起是智能协同办公系统实施的技术背景，电子公文突破了空间、时间和地域限制，充分发挥智能协同办公平台实现对文件生命周期全过程管理，解决了文件与档案管理分段管理现状，实现了公文流转与归档工作一体化，提升了企业公文处理流转效率[1]。二、电子公文的优势企业公文管理实际工作中，电子公文与传统纸质公文管理的传递渠道、传阅方式、传递时效、流程管理、知悉范围、运转效果等方面都有很大的优势。（一）缩短公文流转周期在智能协同办公系统状态下实现了公文流转的“零时差”和“一文多发”功能，彻底改变了传统轮辐式公文传递方式，电子公文流转流程的自动化解决了公文传递多层次、多部门之间的协同问题，提高了公文流转效率和质量。（二）提高公文办理效率企业文书人员按照文件办理时限的要求，根据领导批办要求对文件实施监控管理。承办部门或人员办理完毕须在公文处理表单“承办结果”注明办理过程、结果和建议，公文管理部门按承办意见完成整个文件的流转周期，形成公文流转的“闭环管理”过程。（三）加快公文拟制过程电子公文的拟制比传统纸质文件制发效率提高了很多，大大降低了公文制作费用和文书人员劳动强度，规范了公文拟制、制发程序和办理流程，确保了公文规范、高效、顺畅传输。（四）实现文件“零归档”电子文件归档打破了次年归档纸质文件的界限，实现了在线“零归档”，系统中电子公文从正式生成到阅办流转结束后，根据系统提示适时完成电子文件的归档操作，实现真正意义“文档一体化”协同工作机制。三、电子公文管理面临的问题分析公文具有权威性、保密性、完整性、真实性、不可抵赖性等特点，电子公文从拟制、传输、阅办、归档都不同于传统的纸质公文，普遍具有“动态性、活跃性、流动性和可变性”特点。现阶段，电子公文受企业信息化能力、公文管理水平、网络环境等因素影响，必须解决好保真、保密、保存、保读取等难题[2]。（一）文档协同工作功能难集成企业协同办公系统与数字档案管理系统是各自独立运行的系统，电子公文系统和数字档案系统相脱节，电子公文一般存储在电子文件系统中，平台数据结构及数据标准各异，数据共享公共接口建设滞后、集成度较差，信息资源共享难度大，很大程度影响文档协同工作的效率。（二）公文管理唯一合法性难鉴定公文信息资源是企业运行发展的重要战略资源。企业在确保公文信息安全、方便利用的前提下，授权不同级别用户，保障公文信息安全可控，而电子公文在流转的各环节容易受到人为的伪造、复制和篡改，很难确保公文的唯一性、合法性、真实性和可追溯性。（三）公文管理催办提醒难即时智能协同办公系统打破了传统纸质办公的时空、地域局限性，但许多待办电子公文依然无法随时办理，特别在一些时限较为紧迫的文件急需在外领导签约批示时，难免就会带来流程的运转停滞，在一定程度上影响了办公效率，极大影响了公文办理的工作效率。（四）公文管理缺乏个性化设计电子公文传输日益频繁，企业高度重视电子公文管理、信息交换功能，但协同办公系统在运转中对部门（单位）内部公文流转、传阅、处理的功能设计久缺，部门间公文流转个性设计受到制约，实际使用过程中出现电子公文流转不畅问题，一定程度上影响了部门电子公文处理效率。四、加强电子公文运行管理的措施当前，企业智能协同办公系统中电子公文作为一种电子化、数字化的信息资源，企业经营管理者普遍具有对电子公文依赖性。公文处理工作是...