企业档案信息化建设中的若干问题[摘要]文章通过对企业档案信息化在企业科研生产中作用的分析，指出要搞好企业档案信息化建设，应从“档案制度建设”、“档案数字化建设”、“档案安全与保密”及“档案提供利用服务”四个方面入手，全面提升企业档案信息化的建设水平，为企业科研生产提供更加优质的信息服务。[关键词]档案；数字化；档案信息化[作者简介]王晓梅，安徽省水利水电勘测设计院，安徽合肥.230022[中圈分类号]F270.7[文献标识码]A[文章编号]1007-7723(2009)08-0044-0002企业档案信息化，是指在企业档案管理部门的规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源，包括传统的纸质档案和新兴的电子文件，进行有效管理和提供方便利用的活动和过程。企业档案信息化要达到的目的就是系统管理企业科研生产中产生的海量信息，充分挖掘档案信息资源，为企业科研生产服务。随着企业信息化建设的发展和现代信息技术在企业内部的广泛运用，企业的发展对信息依赖程度也越来越强烈。企业档案信息化业已成为企业信息化的重要组成部分。同时，由于档案信息的原始性和凭证作用，企业档案信息化处于整个企业信息化架构的根部，是企业信息化的基础。如果企业档案信息化方面出了问题，或是根基不牢，没有与企业其他信息化发展相适应，整个框架就会在企业变革的浪潮冲击下土崩瓦解。笔者认为，要搞好企业档案信息化建设，打好档案信息化的地基，就要从“档案制度建设”、“档案数字化建设”、“档案信息的安全与保密”以及“档案提供利用”四个方面人手，全方位提升企业档案的管理水平和服务质量，打好企业信息化的根基，为企业的发展提供最可靠、最全面、最准确的信息。一、制度建设是企业档案信息化建设的保障(一)制度建设的必要性所谓企业档案制度，是指企业关于管理企业档案工作的各项规定和标准。它是企业为实现对档案的有效管理和方便利用，根据档案法律、法规，结合企业自身特点建立的有机体系。档案工作各项制度是企业档案信息化建设的指南，为档案信息化指明了正确的建设方向，并通过规章制度来固化档案管理活动中的各种行为模式，从而保障企业档案信息化建设过程中各项工作的顺利开展。档案工作各项制度，不仅是对以往工作经验的提炼，更是对档案管理要达到目标的设定，同时也是协调档案管理与其他企业管理之间关系的依据。企业档案信息化是一项复杂的系统工程，它牵涉到企业管理的各个方面，一套完善、系统、全面的档案管理制度不仅为企业档案信息化指明发展的目标，并通过“法”的力度保障达到其所设定的目标。(二)加强企业档案制度建设的途径1.加强制度建设的组织工作加强档案制度建设工作，健全企业档案制度体系，确保企业档案管理工作所涉及的各方面都有法可依。加强档案制度的编写工作，提高企业档案制度的可操作性，是推进企业档案信息化建设的有力保障。在档案信息化建设过程中，原有的档案法规体系虽然在一定层面上解决了企业档案管理中的实际问题，但随着企业的发展和先进信息技术的广泛运用，档案管理中一些亟须解决的问题越来越凸显。如对电子文件的管理、海量信息的存储、重大建设项目档案的管理以及多方合作项目档案的管理，等等。这些都需要制度建设走在前面。2.加强规章制度的执行力度加强企业档案制度执行力度，确保档案管理体系的有效运行。档案制度本身不是目的，而在于其实施。加强企业档案制度执行力度，严格依法管理企业档案，提高企业档案的管理水平。档案管理制度是贯彻和落实企业信息化建设过程中的各项决策，保证各项工作顺利开展，完成各项工作计划和目标的保障措施。只有让企业员工正确理解各项档案规章制度和加强制度管理的重要意义，才能让员工从思想上真正认识到唯有严格执行各项档案规章制度，才能保证企业档案信息化工作的顺利开展，保证档案工作更好地为企业的科研生产服务。二、数字化是企业档案信息化建设的核心(一)企业档案数字建设的总体目标企业档案管理工作应围绕档案信息化建设这一中心任务，根据企业科研生产对档案信息资源的需求，加强档案信息资源开发和利用工作，实现档案信息资源的共享。企业档案管理部门应基...