试论高职院校档案信息化建设摘要：文章深入地分析了高职院校档案信息化建设的现状和所存在的问题，并创造性地提出了推进高职院校档案信息化建设的实施策略。关键词：高职院校；档案信息化；实施策略中图分类号:G270.7文献标识码：A文章编号：1006-4311(2014)04-0216-020引言随着信息技术的迅速发展和网络技术的不断进步，对高职院校的档案管理工作提出新的要求，就需要档案管理工作在避免面临严峻挑战的同时，也迎来了跨越式发展的丿力史性挑战。1档案信息化概念的内涵档案的收集、整理、保管和利用等各个环节，为了能够全面熟练的应用现代化信息技术手段对档案进行管理，使档案管理更加趋向规范化、高效化，我们称之为档案信息化管理。［1］其中包括三个方面内容：一是档案资料数宁化。应用计算机和扫描仪等设备把应存档的信息、文件、资料等以统一的、规范的数据格式录入到专门的管理系统内，以备保管。二是工作流程模式化。通过档案管理专用软件实现档案的分类、编目和排序。三是档案检索信息化。在实行分级检索制度的前提下，通过校园网和互联网可实时、准确地检索所需要的存档信息、文件、资料等。高职院校档案信息化是加强高职院校信息资源的管理，提高工作效率，实现信息采集、信息管理和信息资源共享，逐步建立信息化的高职院校档案管理模式。2高职院校档案信息化建设的现状和存在的问题2.1很多高职院校档案信息化建设大部分由于设施简陋、投入不足而影响档案建设，主要是由于高职院校大部分是由成人大学和重点中专学校合并组成的，基础设施落后，档案工作相对其他学校较为薄弱，因此取得的效益不明显，致使很多学校的决策层投入的资源有限。主要资金投入在教学、科研等领域。高职院校对外交流活动有限，耳前许多高职院校档案室数字化管理水平比较低，由于没有档案管理软件的使用，在档案管理上只能依靠手工进行管理，虽然有的学校花费大量资金购置档案管理软件，但是由于没有专门的电子档案进行归档，因此只能是个摆设，更谈不上数字化建设了。［2］很多的高职院校，都没有与外界联网，也就谈不上真正的数字化管理。大多学校的档案库房由于防盗、防火、防渍和防有害牛物等安全防护设施配置不到位，办公室、阅档室、库房“三分开”的工作要求和各项安全责任制度不能严格落实，不能有效保证档案资料的实体安全和涉密信息安全。2.2机制不活、队伍不强制约高职院校档案信息化建设大多数人认为档案工作无关大局，故对其不够重视。因此在思想上不重视，行动上不支持，更谈不上搞好档案信息化建设了。日前人部分高职院校没有设立专门的机构来对档案进行管理，所以貝能依靠在办公室。而且也没有专职专业的档案管理人员，大部分都是以兼职管理人员为主，他们大多数都没有接受过档案专业的培训，因此不具备档案管理及档案信息化建设的基木理论和基本技能。所以一些档案管理人员存在服务意识不强，坐等档案利用者上门而不去主动上门服务。个别的档案管理工作人员对工作还缺乏一定的热情和耐心，导致档案利用不广泛，很难发挥应有的作用。档案管理方式主要是以收集、保存为主，很少有被开发利用的情况。因此，在高职院校内部，档案管理体制不健全，管理机制不灵活，没有形成统一领导、分级管理的档案管理体制，直接制约着档案人员的积极性、创造性的发挥。管理方法落后，完全适应不了档案信息化管理的要求。[3]3推进高职院校档案信息化建设的实施策略3.1夯实档案信息化的基础设施建设工作高职院校耍多措并举解决资金难题，就需要逐步完善配置的档案设备和必要的计算机管理软件。这样就需要有专项资金投入到档案信息化的建设，以此來加大档案信息化软件环境建设。我们可以从两个方面进行，一是硬件方面，需要配备独立的服务器、扫描仪和刻录机等；其次就是软件方曲，为了建立档案的门户网站，就需耍我们建立网络版档案管理软件。为了使档案管理和开发利用能够满足高职院校未来发展的需求，就需要重视档案信息化建设的安全问题，因此就需要建立档案信息安全保障体系。我们可以从以下两个方面进行分析：一是要利用一些信息安全技术手段进行预防，比如网络防火墙和杀毒软件等手段来确保数...