数字化档案管理中的电子文件数字化档案管理中的电子文件摘要：随着时代的进步，电子政务的普及与发展产生了大量的电子文件,这些电子文件的最终归宿将会是档案。电子文件与传统档案的不同，必须要为其建立一个数字化的档案馆来进行统一的管理，也就是电子文件中心。关键词：电子政务电子文件电子文件中心档案Abstract：Asageadvances,E-government'spopularizationandthedevelopmenthaveproducedthemassiveelectronicdocuments.Theseelectronicdocumentswillbethefinaldestinationofthefile.Electronicdocumentsdifferfromfiles.Itismusttoestablishadigitalarchivesfortheunificationmanagement.Itistheelectronicdocumentscenter.KeyWords：E-government;electronicdocuments;electronicdocumentscenter[中图分类号]G270[文献标识码]A[文章编号]目前信息技术和档案管理理论的不断发展，人们对电子文件管理的意识也逐步加强，并提出了文档一体化管理的概念。按照文件的生命周期理论，电子文件的最后归宿是档案馆[1]。电子文件与传统的档案资料有很大不同，它在计算机内部均是以数字编码的形式存在的，即便是图像或声音信息，在存储介质上也只是一些二进制编码而已，对其进行管理也要有特别的设备，电子文件中心就是专为管理电子文件档案而生的，是数字化时代的档案馆。1电子文件的特点1.1电子文件对设备的依赖性电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，所以电子文件与计算机系统中的各种设备有着密不可分的关系，也可以说计算机是电子文件必不可少的前提和基础，这就决定了电子文件对设备的严重依赖性。这一特性，对电子文件保管和长期保存带来很多问题：例如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，就无法读取。1.2电子文件信息与载体的可分离性纸质文件的内容与载体是密不可分的一个整体，电子文件存放位置不是固定的存储介质，而是可以变化，甚至从一种载体转换到另一种载休，其内容却不会发生任何变化。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件的内容分解后分别通过不同的路径传递、存放在不同的地点不同设备的存储介质上，只是在需要时才临时把文件的内容装配起来。一份电子文件没有固定的载体，就很难通过载体来判定电子文件的原始性。1.3电子文件载体的非直读性存储在某种载体上的电子文件，在制作时是把可识别的文字、图形等输入计算机中转换成二进制代码来表示的，再加上信息密度极大，因此其内容不能直接观看，只能是通过相应的计算机设备才能为人所看见。人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，所以也无法从字迹上分辨其某些特性。1.4电子文件的易更改性电子文件在起草过程中或作其它处理时的突出优点是增删改十分容易，且改后不留任何痕迹。电子文件的易更改性给其归档后形成的电子档案保管工作带来了纸质文件所未遇到过的新问题，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。此外，网络上传递的电子文件有可能被非法截获或更改，为确保其安全、准确，需要我们在技术上做很多处理[2]。2电子政务与电子文件的关系电子政务是利用电子计算机和信息技术为主要手段，建成一个覆盖党政机构各部门和相关企业的信息管理系统，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公自动化和决策科学化，从而提高办公效率和管理水平。档案的主要来源就是政府部门，不断完善的电子政务带来的是大量的电子文件，可以说是催生电子文件中心的主要力量，这给档案工作带来了新的机遇与新的挑战。政务电子文件的收集异常简单、快捷，一旦文件形成后被确认为有保存价值，系统就会对其进行自动归档，通过网络传递的形式，处于档案部门的全面监控之下。因此，传统的“解决档案分散性与档案要求集中利用之间的矛盾”在电子政务环境下，几乎可以忽略不计了[3]。政务电子文件具有信息存储的高密度性，采用了磁、光介质等新型载体材料，体积变小，储密容量却大大提高。随着存储技术的发展，电子文件的存储密度将会继续提高。超大容量硬盘、蓝光光盘的出现，改变了以往信息存储受制于存储空间容量的局面。但是...