档案信息化构建重要意义根据国家档案局信息化建设精神和自治区档案局制定的我区档案信息化建设目标,”十五”期间末,区直机关要基本实现向档案馆移交档案,同时,还要移交机读目录,实现档案管理网络化.因此,现阶段档案室信息资源建设的质量、档案网络建设的标准,都将直接影响未来档案馆档案信息化的质量.许多单位已经或正在实现办公自动化,电子文件伴随着办公自动化的进程应运而生.档案室应依照国家档案局即将颁发的《电子文件归档管理规范》等档案信息化的标准,做好档案信息化的基础工作,把好这一基础工作至关重要.1档案信息化建设的现状及存在问题目前大多数档案正在建立机读目录数据库,部分档案已经完成但也有一些单位工作认识不到位,在软、硬件配置上、在档案人员的配备上都未作长期考虑.有的单位档案员兼职过多,精力分散,不但档案知识掌握不够好,而且计算机专业知识也知之甚少,档案管理软件的应用比较困难,档案管理软件在其工作中不仅没有减轻他们的劳动强度,反而成为他们工作的负担.这就势必会影响档案室信息体化建设的进程,影响档案信息在机关办公自动化中作用的发挥.着录格式不统一许多机关、企事业单位档案室使用的软件有的相同,有的不同.即使是同一种软件,各档案室的着录格式也不相同.如文件级档号的着录格式:有的是用全宗号一一组卷年度-实体分类号-一保管期限-案卷号-件号,有的则是用其中的几项内容,即使用的是同一项内容,各项目使用的字节长度也各不相同,如有的用001三个字节表示第1卷案卷,有的则是用0001四个字节表示第1卷案卷;有的档案室的实体分类是以部分分类的,如办公室为01,计财室为02等.有的是用类别的,如党政档案为01,行政档案为02,会计为03等.这些使用方法对每个档案来说也无可非议,因为他们所月d的表示方法都清楚地说明本单位的情况.但这些数据将来要移交进档案馆,实现信息资源共享,就必须考虑着录格式的统一和数据的接日问题,如果档案室的着录格式和整个档案馆的着录格式不一致,档案馆的数据就无法接收这部分数据,而必须重新对这部分档案进行数字化处理,从而造成人力、物力、时间上的重大浪费,使档案馆背上沉重的包袱,增加档案信息建设的困难.档案员对档案的数据缺乏安全性和保密性意识有的档案室的机读目录有几千甚至几万条,可是却从来未做备份处理,有的甚至不知道数据的备份.档案室的微机随意让人开启,只要登录口令正确,任何人可以增加、删除、修改记录,数据库本身的安全性、保密性很差,容易丢失和泄密.许多档案室已经进人到全文管理,可是”开放”目录与”控制”目录数据混合存放在一个数据库,有的在档案信息着录项目中没有”控制”项目,把原始目录数据直接提供检索利用,操作频繁,使用率高,档案机读信息容易泄露,安全性差.有的条件比较好的档案室直接联在公众网上,数据的安全更没有保障’数据错误较多有的档案为了达标或者完成某种检查,在数据录入时搞突击,随着机读目录数量的急剧增长,管理人员的检查、校对工作跟不上,质量出现问题.2做好档案室信息化建设的几点建议加强档案信息化人才队伍的建设随着档案信息化建设的加快,对档案信息化管理人员素质的要求也越来越高,档案员不仅要掌握计算数据库的管理技术,还要熟悉档案室情况,及时跟踪了解档案业务最新领域及其发展情况.档案业务部门在指导具体业务的同时也应对机关档案室的机读目录格式作指导,以保证着录格式的统一,为以后档案机读目录移交进馆作好前期准备.统一着录格式标准参照自治区档案局《关于”接收档案目录着录规则”》,着录项目应尽量完整,以保证检索途径的多元化.根据工作特点选录符合实际的项目,实行统一的着录格式.加快档案目录数据库建设的速度档案室保管档案数量不多,应制定方案争取在十五期间完成目录的录人工作,注重档案数据的安全、保密各档案室工作人员在自己数据库的安全方面应加以重视,注重数据库本身的安全和机读目录的保密根据我国有关涉密网络信息保密工作的法律法规,加强档案信息库特别是未开放信息数据的保密工作,特别是已链接公众网、公共网的档案室,必须严格管理计算机设备、网络、数据磁盘等载体.根据规定要求真正做到物理隔绝,严防严密.建立健全数据库质量控制体系,把好数据...