科技查新流程的优化设计以提高立项质量与国家科研资金使用效益为目标的研究3.3进行异地查新，强化查新公平与项目资源交流由于现行的项目查新是申报方自行完成，大部分项目都是在本地完成查新。随着申报方与查新机构的不断接触与熟悉，甚至大部分是各查新站为自己学校的老师进行项目查新，难免出现由于支持学校或本地项目申报而出现查新结论不够客观的情况。另一方面，不同的查新员对项目新颖性的把关宽严不一，对项目新颖性的描述程度不同，也会造成一定的不公平现象，影响项目申报的效果，也影响国家科研经费的投放方向，阻碍科技创新的进程。改为由立项单位统一委托科技查新事宜后，项目申请人不需要直接与查新机构接触。查新工作可以采取异地委托方式，由立项审批机构根据项目申报整体情况和各查新站的人员、设备状况统一分配查新任务，按照异地委托原则划拨给各查新站，统筹安排查新委托，并统一回收查新结论。对有形式审查的项目，可以在形式审查的同时布置项目的科技查新工作，之后将查新结果与申报书一并提供给评审专家进行内容评审。对于没有形式审查的项目，则可以规定一个统一的时间，由各查新机构完成查新报告，之后进行专家评审。异地查新一方面可以保证查新结果更加客观，另一方面在评审流程中进行查新可以按照查新量核算查新时间，使工作更加平稳地进行，能够很好地解决目前困扰科技查新站的高峰期项目量过大，查新质量难以保证的难题。4查新流程优化的配套措施4.1建立多层次工作权限的授权体系由于统一封闭的科技查新流程要对正在申报和在研的项目进行内容比对，但项目中尚未公开的内容具有较高的知识产权特性，查新时首先涉及的就是对项目内容的保密，因此对不同级别、不同类型的项目，要面向不同的人员开放不同的内容访问权限。如可以为各查新站站长开放其所负责查新站所有查新报告的查看与审核权限，并赋予其为站内查新员开放查新报告的撰写权限和为其他审核员开放部分查新报告的审核权限。对所有审核员及查新员需要涉及的查新模块以外的部分，只开通浏览权限，而不赋予修改权限。对于涉及国家军事与安全秘密的项目，或一些涉及到国家重大发展战略的项目，可以建立一套单独的查新运作机制，查新时只为指定查新机构的人员开放特殊的访问权限，进行新颖性论证，在完成查新论证后关闭访问权限。4.2强化与完善专家协同查新机制查新咨询专家是查新工作的重要组成部分，但目前只有暨南大学等少数学校公开了自己的查新咨询专家队伍，大多数查新站的咨询专家的利用率有限。在开放查新流程中，查新员通过与委托人沟通，确定项目内容，但在封闭的查新流程中，委托方不再参与查新，咨询专家将变得更加重要，成为项目内容咨询必不可少的组成部分。在查新工作十几年的发展后，查新员能够独立理解多数项目的技术内容，此时查新协同专家可以不参与查新，当遇到如数学领域等专深度较高或很少有日常接触的项目时，仅凭查新员很难完成对项目的理解、判断与比对，这时需邀请查新专家全程参与查新，保证对项目查新点的准确定位与检索策略的高度匹配。在咨询专家团队的结构上，在每个技术专业方向上指定1到2名查新协同专家，在查新系统或模块中设置查新专家在线功能，要求查新协同专家在项目申报周期内在线值守，随时解答查新员提出的咨询请求，协助查新员完成查新报告。当遇到交叉学科问题时，可以采用多方在线会话的讨论组功能，由多位专家共同参与对查新点的咨询与对比文献的审定，保证查新报告的对比结果具有良好的相关性。采用协同查新专家模式，不仅避免了查新员被委托方进行非客观性引导，导致查新报告质量低下；还使查新员通过与协同专家充分的交流与学习，了解所查项目的真正含义，形成有效的知识积累，为以后的查新打下良好基础，对于单个查新项目的完成与整体查新工作经验的积累都可以起到良好的促进作用。4.3制定完善的信息保密管理制度《教育部科技查新规范》明确规定查新机构对查新内容与查新档案具有明确的知识产权保护责任。当查新项目流程由开放式转变为封闭式后，查新对比的范围扩大到项目内容尚未公开的未结项项目，查新工作的整体保密性需要进一步提高，除了对查...