2012档案检查问题汇总2012年3月各分公司档案管理工作存在的问题如下：一、管理类（一）红头文件1、红头文件在办公系统存档后，个别分公司未将红头文件下载至电脑存档备份。2、红头文件未按要求进行年份、部门的分类整理。3、制作的红头文件目录和文件数量不匹配，不完整。（二）通知等其他文件1、通知类文件是指除红头文件以外的非正式文件，要与红头文件分开归档。2、通知类文件也要按年份整理归档，并建立档案目录以便查找利用。（三）社会机关单位下发的文件社会机关下发的文件另行存档，一般数量较少，可不设置档号，按年份存于档案袋即可。（四）合同协议1、合同协议有的是由分公司财务部门管理，秘书对这部分不是很了解，更没有建立相关的合同协议目录。2、合同协议经秘书管理的，则未按年份编号整理，编号混乱。3、合同协议存放不规范，很随意，未按要求存放在档案盒或者档案夹中。二、基本建设类1、多数分公司不能将基建图纸和基建资料区分开来，二者混为一谈。2、每个分公司都有基建图纸，但是由于图纸的专业性太强，多数分公司没有建立对应的目录，自己公司有什么图纸心里没有数。3、基建图纸存放不规范，未按要求叠放存档，摆放随意。三、实物类1、荣誉实物类是各分公司做的比较好的一块，但是仍有欠缺。奖杯证书等未在荣获的第一时间登记荣获时间、名称等基本信息，未编写档号，目录信息建立不完整。2、奖杯证书等荣誉类实物，未定期除尘清理，多数表层蒙有灰尘。3、多数分公司都有专门的档案柜摆放荣誉类实物，美观规范，仍有个别分公司用纸箱堆积。4、其他实物类，是指除荣誉实物以外的其他实物，例如庆典时期收到的赠送花瓶、字画、摆件等，同时包括企业内部的《大事记》、《浅深手册》、《服务规范手册》、《演讲大赛手册》、票样等等。对于这类实物，多数分公司没有存档意识，更没有建立相关目录。四、设备类1、多数分公司没有建立设备类档案，甚至不知道什么是设备类档案，哪些归属于设备类，只有个别分公司形成设备类存档。2、已经建立设备档案的，其中青岛分公司做得很好。五、影像类（一）企业内刊1、《在水一方报》是定期下发到每个分公司的企业内刊，要求每个分公司至少完整存档一套，但是仍有个别分公司随意处理报纸，导致报纸缺失，影响企业文化传播及利用。2、报纸用档案袋随意存放，而且未按要求叠放整齐，未编写档号。（二）光盘1、由于多年的累积，未及时编号存档，严重影响光盘利用效率，甚至造成光盘丢失。2、光盘未按要求存放于光盘专用包中，而是零散存放，很不规范。（三）关于刊登企业信息的报刊关于刊登企业各种活动、新闻的报纸刊物，刊登企业员工好人好事的报纸刊物，刊登企业宣传广告的报纸刊物，应及时存档，有别于企业内刊另行编号存档。（四）照片1、照片分两种，一种是各分公司存档的照片，包括公司的每一次活动照片，店庆照片等等，这部分照片要求有相关信息的描述，例如时间、活动名称。2、另一部分照片，是指制作成分公司大事记的照片，这部分照片是第一部分照片的精选，有严格的年份界限，每次活动选取代表性强效果好的2-3张即可，并且每一年的大事记要附有Word格式的文字说明一份。六、《档案移交登记手册》和《档案利用登记手册》1、《档案移交登记手册》：档案类文件或者实物入库时，需在该手册上表明数量、名称、移交人、经手人等基本信息。例如：每月下发的企业内刊，《在水一方新闻》、《在水一方时间》、《演讲大赛手册》等等都需在入库时做相关登记。2、《档案利用登记手册》：在公司内部有关人员借阅或者借用相关档案文件或者实物时，应在该手册做相关登记。七、各分公司档案工作可参照在集档字【2008】2号文件执行，还可随时向总部档案室咨询。