运用复式分类法中的立体维度编制多级目录［摘要］复式分类法是档案管理屮的常用分类方法，档案管理屮多级日录的运用多以简单铺陈序列的方式被使用。其实，如能在使用复式分类法的过程中，细心分析，避免机械套用，繁复紊乱的原始档案，能够在复式分类法及多级目录二者的配合下呈现立体维度，条分缕析，构成体系,凸显档案管理的科学性、实用性，通过档案立体呈现建档单位的历史原貌、便于档案的利用。［关键词］复式分类法；多级目录；档案分类［中图分类号］G27［文献标识码］A文章编号:1671-0037(2014)01-42-2档案分类是档案管理工作屮的重要环节，既是上承档案收集的基础工作，乂是下启档案整理的关键程序,是资料组织从无序到有序、从原始到科学的笫一步；影响档案管理人员选择档案分类方法的因素复杂多变，能恰当运用科学的方法将档案分类,有助于实现档案便于利用的目标,值得每一位档案员深入了解，认真学习。本文将介绍一般的档案分类方法及其使用过程屮的常见问题，逐步深入了解目前档案分类屮的复式分类法及多级目录结构编制之间的关系，探索复式分类法与多级目录配合使用的妙处。1档案分类方法1.1常用的三种档案分类法1.1.1年度分类法。年度分类法以形成和处理文件的年度为标准，将档案分成各个类别。适用于使用文书档案逐年归档工作制度的单位。1.1.2组织机构分类法。组织机构分类法是根据文件的承办单位将档案进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将档案分成若干类别。适用于内部机构稳定、机构头绪不多的单位。1.1.3问题分类法。问题分类法是以文件内容所设计的问题为标准，将档案分成各个类别。适用于存在时间不长，组织机构模糊不清、档案数量不大的终结全宗。2档案分类法使用过程中的常见问题2.1使用年度分类法时难以正确区分文件年度由于文件产生过程的成文口期、签署口期、发布口期等不尽相同，因此档案员在鉴定文件所属年份时需多动脑筋、细心思考。以下的文件值得档案管理员认真思考，区分归档的所属年度：《**公司2013年工作计划》（成文日期：2012年12月15日）《**公司2012年工作总结》（成文日期：2013年1月6R）《**公司2012-2015三年发展规划》（成文口期：2013年1月15口）《**公司第三屈科研成果交流会》（该会议于2012年12月16日召开,2013年1月4日闭幕，会议材料需归档的包括会议通知、会议议程、开幕词、交流的科研论文、获奖名单等）以上文件的年度划分，没有一成不变的参考标准，必须从文体种类入手，细心分析，遵循原则，正确处理：2.1.1法规性的文件以批准日期为依据;2.1.2指导性的文件以签署口期为依据；2.1.3会议记录以开会日期为依据；2.1.4计划、总结、预算、决算、统计报表以该文件内容针对的时间为依据；2.1.5跨年度计划以开始年度为依据；2.1.6跨年度总结以最后年度为依据。2.2在使用组织机构分类法时，文件属于多个组织机构（部门）的或为多个组织机构（部门）所利用的，档案管理员往往为图工作简便，只在其中一个组织机构（部门）的档案中保管该份文件。这有悖于档案管理便于利用的最终目的。正确的做法应该是在各组织机构（部门）分别备份。2.3问题分类法常见的类别设置，档案工作者在为立档单位设类之前，用通过调研，対立档单位的主要职能、内部机构设置等情况有深入了解，根据实际情况拟定类别，试以某公司为例：问题分类法容易遇到年度跨度大、涉及部门多的情况，可归入“综合管理类”或设“总类”。档案管理员应注意在档案管理过程中不断完善类目，其体系应为逐渐完善的动态过程，对不尽合理之处或实际工作有变动的情况需及时调整改良。因此，单一的档案分类方法在现实情况下是无法满足实际工作需求的，将上述三种单一的档案分类方法综合使用，能使档案分类呈多维立体的态势，最终服务于检索与利用，这就是档案分类中普遍运用到的复式分类法。3多级目录多级Fl录在电子档案岀现以后发展迅速，该Fl录结构也称为树形结构。在多级目录结构屮，每一个根目录包含若干子目录，在子目录屮又包含下一级子目录，这样类推下去就构成了多级目录结构。采用多级日录结构的优点是建档单位可以将不同类型和不同功能的文件分类储存，方便档案的管理和...