统一数字档案系统外围归档工作一、统一数字档案系统归档工作内容按移动集团要求，以企业数字档案管理为主体，企业信息资源数据收集、管理、利用为目的，充分在此基础上进行电子文件生命周期理念融入，多维度关联汇总零散数据和电子文件，形成企业的档案信息资源中心，将有效资源数据通过接口平台向数字档案管理中心发送汇总。归档工作主要包括2部分内容，其一是档案的正文、底稿、附件的电子化，其二是对档案信息、描述的电子化。电子文件形成、获取、登记、分类、存储和保管、利用、跟踪、处置、传输、归档移交及长期保存等过程中都需记录在元数据中,并应保持连续、一致，以确保电子文件的真实性、完整性与有效性。归档时首先按集团档案业务分类规范确认对应的档案分类；其次按集团档案接口规范，确认各系统中文件在归档时，所需要填写的著录项，包括必填项、选填项和自定义项，以及这些项对应的值；最后由归档接口程序提交到统一数字档案系统中。二、需要档案室配合的工作按集团档案业务分类规范，档案类型包括文书、招投标、合同、工程、会计、审计和特殊载体档案7个档案分类。对档案分类，不同的档案类别存放在不同的位置，方便程序区别。确认著录项各必填项字段的输入数据，针对不同的档案类型有不同的元数据要求。确定文件的流转流程，具体流程可交由各部门决定。完善文件流转信息，不同的档案类型有不同的流转途径。对归档提交失败的档案信息进行修改完善，重新提交归档。文件著录项及流转信息可由文件在形成、流转时的经手人填写，按流程途经的公司、部门、岗位等划分。不同档案类型对应的著录项如下示例：文书档案著录项结构及字段表详见附表一。合同档案项目级著录项结构及字段表详见附表二。合同档案文件级著录项结构及字段表详见附表三。三、外围归档程序提供的功能程序按规范同步需要传递的档案内容和著录项信息，将档案附件打包成归档文件，形成著录项文件、流转单文件，提交到统一数字档案系统归档，收集结果并呈现归档情况。档案著录项信息和流转信息，可以实现由程序在档案流转时按公司、部门、岗位等流程途径收集，由各经手人补充完整。具体的文档流程各部门内部自行确定。附表一：文书档案著录项结构及字段表编号著录项名称数据来源字段描述字段长度字段类型是否必录备注1公司代码档案系统每个公司的唯一代码，分三段，共七位7字符是2全宗号档案系统归属单位编制的代号4字符是3年度上游系统归档年度4字符是4隶属部门代码上游系统提供，同smap同步组织代码隶属部门的代码或代字20字符是5保管期限上游系统档案保存的生命周期4字符6件号档案系统文件的排列顺序号4字符7档号档案系统档案的唯一编码100字符8文号上游系统文件字号60字符是9文件标题上游系统文件标题名称1000字符是10附件题名上游系统附件标题名称1000字符11归属单位上游系统档案所属单位名称200字符是12隶属部门上游系统归档移交部门的名称100字符是13责任者上游系统制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者300字符14移交人档案系统档案移交人员名称40字符15成文日期上游系统文件形成日期字符16归档日期档案系统文件归档日期字符17密级上游系统文件保密程度的等级10字符18文件形态档案系统分为纸质、电子、纸质和电子10字符19载体类型档案系统分为纸质、特殊载体20字符建立两者之间的关联关系20页数档案系统、手5数值工或上游系统21盒号档案系统档案所在档案盒的编码60字符22存放位置档案系统档案存放位置的编码100字符是23所属专题档案系统所属专题类型100字符24备注档案系统500字符附表二：合同档案项目级著录项结构及字段表编号著录项名称数据来源字段描述字段长度字段类型是否必录备注1公司代码档案系统每个公司的唯一代码，分三段，共七位7字符是2全宗号档案系统立档单位编制的代号10字符是3项目编码上游系统管理项目的一组标准代码60字符是4年度上游系统归档年度4字符是5保管期限上游系统归档文件保管期限的简称或代码4字符6卷号档案系统60字符7项目名称上游系统300字符是案卷标题8归属单位上游系统档案所属单位名称200字符是9所属专题档案系统所属专题类型100字符10备注档案...