浅谈档案信息化软环境的发展状况摘要：文章对信息化软环境作了解释、阐述了信息化软环境发展现状。笔者主要以“广东省东莞市档案馆”为例，描述了信息化软环境发展状况和存在的问题，对此提出了相应的对策。关键词：档案信息化；信息化；软环境；东莞市；档案馆一、档案信息化软环境的定义及现状就档案信息化环境而言，通常分为两种形式：其一为档案信息化硬环境，即包括一些基础设施和应用系统；其二为档案信息化软环境，主要指信息资源、标准规范、人才队伍等。具体地，档案信息化的软环境建设,是指包括档案信息化中的观念更新、管理规范、数据标准、技术规范、相关法律法规体系建设、人才队伍建设等[1]30。档案信息化建设中，信息化犹如交通在高速公路建设中的位置一样对整个档案事业的发展起着举足轻重的作用。首先为档案信息化提供一个良好的环境，要从信息化硬环境和软环境两方面着手。把基础设施、应用系统、信息资源归为档案信息化硬环境，标准规范和人才队伍归为档案信息化软环境其次要明确这五方面的内容及分别在档案信息化建设中的作用。软硬件基础设施是信息化建设不可缺少的条件，档案信息网络是其核心；如今档案信息化建设主要是针对电子档案而言，那么应用系统维持着档案信息的开发和利用在档案网络信息建设中将其作为重要的技术保障；档案工作本身就具有一定的政治性，许多档案信息会涉及国家政治经济和发展战略，开发利用好信息资源建设也是档案信息化取得成效的关键；以上硬件设施基本健全，但是缺乏一定的社会影响力。因此，笔者认为要从软环境着手加大宣传力度，提高人们的档案意识。目前，公众及档案工作人员对档案的印象只是停留在纸质档案，认为档案馆的职能仅仅是保存档案，缺乏开发利用的思想。档案室或者档案馆保存着大量冗余的档案。造成这一现象部分原因在于档案管理部门缺乏应有的建设理念与服务意识，因此，改变传统“重管轻用、重建轻用”的建设思路，认真定位档案信息化建设的功能，坚持“档案重在利用”的建设思路真正发挥档案的社会服务功能。对此，笔者就“广东省东莞市档案馆”作了分析并提出了一些建议。二、广东省东莞市档案信息化软环境的发展状况广东省东莞市档案馆为了加大档案宣传力度，提高公众的档案意识，开发了自己专门的门户网站，其中包括政务网主要针对的是档案业务。以政府部门为服务对象，提供了档案在线移交平台，各单位可以通过此平台直接在网上提交电子档案。用户还可以在网上采集所需要的档案信息，但是在采集之前需要注册自己的账户和密码才可以访问网站。档案工作人员还会向政府专网用户提供档案信息服务和业务指导。广东省东莞市档案馆建立的政府专网是面向全市200余家立档单位，在档案之间、档案馆和机关档案室之间建立一个互联互通的档案信息共享平台。而且在保证网络、数据和用户得到管理和维护的安全环境下提供档案管理和利用服务。该网站的主要特点是人数多、用户访问量较大、数据量也较大，系统稳定性和数据安全性要求较高，必须提供永久性数据存储与管理。因此，在档案信息化建设中，硬件设备的配置必须与其特点相适应。广东省东莞市档案馆针对不同的对象提供不同的信息共享平台。为了方便大众利用档案，还开发了支持大众服务的档案公众网。提供了以社会大众为服务对象通用服务。通过该网络向大众媒体提供多种形式的档案资料查询、浏览服务，如文字资料、语音资料、视频资料等，还可以提供虚拟现实场景等特殊服务。公众可以通过多种方式采集信息，对自己所需的信息进行筛选和处理。另外，现在人们流行修订家谱，档案馆对其还设立了网上家庭档案馆，类似于欧洲的私人档案馆，可以向互联网用户提供档案服务和信息服务。不仅如此，档案馆还会针对一些中小企业开展档案服务，完善各企业档案部门的档案，进一步促进企业的发展，提供企业经济效益。广东省东莞市档案馆开发的广东省东莞市档案网是“基于互联网的广东省东莞市档案信息资源社会共享平台”[2]44,打造了国内档案行业的第一个档案共享平台，以档案资源展示了利用为中心，资源类型丰富：文件级的案卷有868,912件、案卷级的有789,814件、全文级的有27,877件、...