股份有限公司版本：A1编号:XXXXXX4.2.3文件控制程序编制:日期:审核:日期:批准:日期:文件控制程序1.目的本程序规定了文件的起草、批准、发行、发放、回收、作废、储存、保管、标识的方法,以确保现场都使用有效版本的文件，保证质量管理体系的有效运行。2.范围版次修改次数修改原因文件名称修改章节号修改人不批准人实施日期A0首次制定文件控制程序2010.6.10A1文件更改及时回收文件控制程序5.4.32013.10.15适用于公司内部的质量管理体系文件以及外来文件和标准的控制与管理。3.职责综管部负责管理性文件打印编号发放回收、归档、保管；技术部负责技术性文件打印编号发放回收、归档、保管；各部门主管负责执行有效文件的使用、保存管理；管理者代表负责监察及维持本程序的有效实施。4.程序4.1流程图4.1.1本公司内起草文件发行流程图(见附页1)4.1.2本公司内文件更改流程图(见附页2)4.2文件的分类4.2.1从内容上分为:a)质量手册b)程序文件c)工作文件(包括工作指导书、图纸、制程规格书管理制度)d)记录表格e)质量计划f)适用的国际技术标准和国家技术标准g)公司进行产品生产方面的切实可行之国家规则和规定h)外来文件4.2.2文件控制分为受控文件和非受控文件两类：a)凡是公司内指导质量管理系统工作的文件需加盖“受控”章.b)凡是外来文件需加盖“外来文件”章.4.3文件的编写4.3.1文件的编写：a）《质量手册》按“HB××/QM-2012”格式编号，“HB××”为公司代号，“QM”为质量手册英文缩写，“2012”为公司2012年发布的《质量手册》的年编号。b）《程序文件》按“HB××/QP××-2012”格式编号，“HB××”为公司代号，“QP”为程序文件英文缩写，“××”为程序文件流水编号，“2012”为公司2012年《程序文件》的年编号。c）管理制度或作业指导类文件按HB××/ZD（WI）-2012”格式编号，“HB××”为公司代号，“ZD”为“管理制度”的中文拼音，“WI”为“作业指导书”的英文缩写，“2012”为2012年。内部技术标准由技术部按国家相关规定编号编写。d)外来文件采用原有编号。e)部门的临时性工作文件按：“综2012/04/12/01”编号。“综”表示“综管部”，“2012/04/12/01”表示2012年4月12日发布的1号文件。其它部门的临时性工作文件以此类推取部门名称的第一个字+发布时间+序列号。a)b)c)d)为受控文件加盖“受控”章;技术部文件加盖技术专用“受控”章4.3.2质量手册和程序文件由管理者代表组织相关部门编写.4.3.3工作文件:管理制度或作业指导书由使用文件部门组织编写.4.3.4部门临时性工作文件由部门编写4.3.5记录表格实行“谁使用谁设计”的原则,各部门共享的表格,由综管部指派人员收取信息作出修订.4.4文件的审查、批准,确定发放对象.4.4.1质量手册由总经理审批.4.4.2程序文件编写完成后,由管理者代表组织文件编写小组人员进行商讨审查,由主管副总批准.4.4.3工作文件或临时性工作文件由部门编写，部门主管审核，分管副总批准.4.4.4凡是与文件内容有关的部门,至少应发一份给该部门注:文件的编写人、审批人不能为同一人,审核、批准可以为同一人.4.5文件的备案、编号、打印、发放、登记4.5.1公司管理性文件由综管部统一备案（电子文档）统一编号。公司各部门将批准的文件（纸质）和电子文档一并提交给综管部文控人员备案；然后综管部文控人员在电子文件首页上编号；各部门根据确定的发放对象、份数打印；在下发前,在文件上加盖“受控”章；发放时，同时填写《文件发放/回收登记表》,并将文件的最新版号登记于《受控文件清单》.领用人员必须在《文件发放/回收登记表》上签名。为提升公司形象所有发放的文件（包括提供给外部）上必须有公司LOGO（见8.附公司文件上必须加载的LOGO：(二选一)）。4.5.2为了控制各部门持有的同样文件,便于区分,给各部门/使用人给定分发号按01、02……进行编号，分发号不能重复。(见9.受控文件分发号规定)4.5.3顾客需要手册、程序文件等文件时,经总经理同意后,可发放但不作发放登记,不作更改和回收。4.5.4当使用部门/人的文件破损严重、影响使用时，应到综管部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的发放号仍沿用原发放号，文控人员将破损文件销毁。并...