修改内容版本号修改日期主要修改内容0120070111文件名由“文件管理程序”改为“总部文件管理程序”；文件的控制范围由制造部扩大为所有部门，相应的职责/编号方式等均进行了修改分发：总部各部门和各分公司签名编写审核批准姓名:黄志敏周向东签署:日期:1．目的对公司总部所有文件和资料的编写、审批、发放、保管和作废全过程进行有效的控制，确保各部门和各分公司对总部相应文件和资料有统一的认识和执行；同时明确公司总部对分公司的体系文件进行备案存档管理的职能。2．适用范围适用于公司总部所有文件（不包括临时性的规范/要求或通知）的管理。3．总部文件的分类3．1规章制度、程序文件和指导性文件–长期使用的文件3．2正式发文：对制度和文件的补充说明/规定，或阶段性的规范/要求3．3外部文件：包括外来标准、法律法规等4．职责4．1QA负责对总部文件的归档管理，必要时进行监督审核。4．2部门经理负责对由本部门起草文件/发文的批准，如是以公司名义发出的文件/发文（适用于全公司），需由总经理批准。4．3总部所有文件和正式发文的编号由总部QA质量工程师制定并发放；QA质量工程师负责及时在共享文件中更新总部文件清单。4．4部门经理（或由其指定人员）负责定期收集更新与本部门工作相关的标准、法律法规，并将这些文件每半年报一次QA用于存档。4．5各分公司文件管理人员负责每半年将更新的体系文件抄送总部QA，总部的QA质量工程师负责对这些文件进行汇总并存档。5．程序5．1文件的编号1．规章制度、程序文件和指导性文件：XX–XX文件的顺序号（从01开始，由QA统一编）部门代码HR–人事部FA–财务部SA–销售部MKT–市场部HOD–制造部和质量部2．正式发文的编号：XX–YYMMDD年月日部门代码5．2文件的版本号从01开始编，文件每更改一次均应相应地更改版本号。5．3文件的格式规定5.3.1规章制度、程序和指导性文件的格式1．文件的第一页均以本文件的格式为准，每次文件更改均需在首页描述主要更改内容。2．各文件的页眉与第一页的页眉保持一致，页脚中间标注页数，页数以“X/Y”代表“本页次数/总页数”进行编定。5.3.2正式发文的格式见附表。5．4文件的发放和使用管理5.4.1总部所有文件均要有编写（或审核）人/批准人的签名，正式发文应有签发人签名，之后通过扫描的方式制作成电子文挡。5.4.2总部所有文件和发文均以电子文挡的形式分发给相关部门或各分公司，同时抄送QA用于电子版存档，并将签名的原件交QA保存。5.4.3各部门和分公司收到电子版的文件和发文后，应打印存档，并对相关人员进行文件的培训学习或传阅。5.4.4分公司的相关文件或规定不得与总部文件/发文相冲突。5.4.5总部的文件和分公司的体系文件由总部QA定期拷贝保存，每半年一次。5．5文件的作废5.5.1总部文件的取消必须由该文件的批准人在文件上签字确认，并交QA；同时由编写部门负责通知相关部门或各分公司取消该文件。5.5.2分公司收到总部通知后，将要求取消的文件盖作废章并销毁；总部QA对取消的文件原稿盖作废章后存档，并在电子文档中将该文件列为已取消文件。5.5.3已被更改的旧版文件也按5.5.2的要求进行处理。6．相关记录6.1正式发文格式6.2内部文件清单6.3外来文件清单