采购流程管理制度一、总则为XX公司采购效率,明确岗位职责,有效率降低采购成本,XX公司对优质资源的需求,进一步规范采购流程,加强与各部门之间的配合,特制定本制度。1.物料采购的部门归属划分:(1)生产原材料、固定资产采购:由采购部门负责办理；(2)日常办公用品以XX市物品采购:由综合管理部负责办理；(3)对于重要物品的采购,必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购。2.采购工作应以降低成本为目的,规范进、出货流程,做到人员合理分工与定位,通过标准化、简单化、专业化的工XX公司提高经营效益。二、采购业务流程采购业务流程图:否退货办理索赔取得发票是付款入库采购业务的后评估采购计划请购选择供应商确定采购价格验收订立框架协议或采购合同管理供应过程需求计划是否合格会计控制三、申请采购1.需求部门根据生产经营需要向采购部门提出物资需求,按照规定的格式填写相应的请购单。2.请购单应该按照规定格式填写完整、清晰XX公司领导审核批准后报采购部。3.XX公司实际需求,请购单主要分为以下几类:(1)《A类物品请购单》:主要用于采购固定资产(１０００元以上或同一物品累计金额为１０００元以上为固定资产)。具体包括:模具、加工设备、实验设备、量具、办公设备、家具等。(2)《B类物品请购单》:主要用于采购原材料及外协件。原材料具体包括:漆包线、高温线、绝缘漆、热缩管、绝缘套管、胶水等；外协件具体包括:定子铁芯、转子铁芯、骨架、包装盒、包装袋、缓冲包装盒等。(3)《C类物品请购单》:主要用于采购易耗物品及工具。具体包括:注焊剂、锡块、融漆剂、防锈漆、工具、工作服等(4)《D类物品请购单》:主要用于采购行政办公用品XX市用品等。(5)《E类物品请购单》:可用于采购其他类特殊物品。4.需求部门在请购单巡签完毕后提报采购部,应要求采购部签字接收。需求部门留一份作为备份,以供查询核对。5.遇紧急物XX公司领导不在的情况下,可以采取邮件方式先行请示,征得同意后提报采购部。签字确认手续可以后补。6.请购单接收注意事项:(1)采购部门在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整清晰,检查请购单是否经过领导审批；(2)接收请购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整清晰不采购,图纸及技术资料不全不采购,库存已超储积压的物资不采购的原则；(3)检查仓库该物资是否有库存；(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。7.采购部门根据各部门上报的需求计划进行汇总,平衡现有库存物资,统筹安排采购计划。8.请购单的更改和补充应以书面形XX公司领导签字后报采购部门。9.对于提报的采购应按照采购人员的分工和岗位职责进行分工处理。10.对于紧急请购项目应优先处理。四、询价、比价及议价1.询价时应认真审阅请购单的名称、规格、数量等,了解图纸及其技术要求,遇到问题应及时的与请购部门沟通。2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。3.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价,原则能不通过其代理或各种中介机构询价。4.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品。5.遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况,询价前应XX公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况。6.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。7.除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额或预算金额在1万元以上的所有项目都应要求有至少两家以上的供应商参与比价；单次采购金额预算价格在10万元以上的项目应由采购部组织招XX公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项XX公司领导决定是否委托第三方机构代理招标。8.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力,具有提供或完XX公司所需物资和项目的能力。9.比价采购或招标采购应拟定完整的询价表。10.询价后填写《采购比价报告单》,以书面或邮件方式XX公司领导批示。11.对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认。12.对于合格供应商的价格水平XX市场分析,是否其价格最低,所报价格的综合条件更加突出。13.收到供应单位第一次报价或进行开标后XX公司领导汇报情况,设定议价目标...