试论如何实现Excel数据录入的有效性试论如何实现Excel数据录入的有效性摘耍：在如今这个无纸化办公时代，利用Excel进行数据处理的人越来越多，为了有效提高Excel数据录入的有效性，必须掌握一定的技巧，为此，本文提出了若干有效的数据录入方法，以供参考。关键词：Excel数据录入有效性中图分类号：TP371文献标识码：A文章编号:1007-9416(2014)05-0211-01作为常见的办公数据处理软件，Excel数据录入过程不仅枯燥、烦琐，而且极易出错，必须充分利用Excel数据有效性等功能，以最大限度地降低所录入数据的错误率，确保Excel数据录入的有效性。1灵活利用数据有效性1・1录入过程中自动对输入法进行切换Excel中常会遇到中文、英文相互交替输入等状况，例如，A中需耍输入中文，而B列却需要输入英文，此时，需要多次切换中、英文输入法，不仅异常麻烦，而II录入效率较低。这种情况下，可将中文输入法打开，对所需输入中文的一列进行选择，打开菜单“数据有效性”，并切换至输入法模式分页，在其下拉列表中单击“打开”,确定并退出，选择所需录入英文一列，同样的方式，在输入法模式列表中单击“关闭”，确定并退出，这样，在各列内录入数据就无需再切换输入法。1・2对录入数据的范围进行设定在录入数据时,有时需耍满足一定的条件，如在学生成绩表录入过程中，所有数据均处于0-100|uj,此时，可通过设置数据有效性，一旦所录入数据不在该范围内，将立即提示数据无效，因而有效提高了数据的录入效率。例如，将学生成绩表打开，选中所需录入数据的区域，打开“数据有效性”对话框，在“选项”卡中，将“允许”一项设置为“小数”，并将“数据”一项设置为“介于”，在“最小值”与“最大值”中输入“0”与“100”，确定并退出。2时间和日期的快速插入在利用Excel处理报表时，常需在表格前端或尾端输入当前时间和日期。如果直接录入数字，会变得十分繁琐，此时，可先选择所需时间的各个单元格，与此同时，按下“Ctrl+Shift+；”,如果需要输入时期，可按“Ctrl+；”即可。3灵活利用数据填充功能在利用Excel进行办公的过程中，有吋需在不同单元格中录入相同数据,或呈等湼、等比数据，此时，可利用数据填充功能，提高数据的录入效率。1）对于相邻单元格录入相同数据而言，可在首个单元格中录入相应的数据，拖动填充柄至所需录入相同数据的单元格中；2）对于需要录入相同数据，但单元格不相邻的情况下，可按下Ctrl键，同时，点击所需录入数据的各单元格，松开Ctrl键，在最后选中的单元格中录入数据，按Ct门键，同时按下回车键，此时所选中单元格均录入了相同的数据；3）对于需要在相邻单元格中录入呈等差或等比数据，如果首个单元格中录入数值1,按下Ctrl键，拖动填充柄时，则将按照等差序列对相邻单元格录入数据，即“2”、“3”、“4”,如果在相邻两个单元格中分别录入“1”、“3”吋，相当于设置好了公差，选中相邻单元格，拖动填充柄吋，将以所设定的公差填充相应的数据，即“5”、“7”、“9”,若利用右键进行拖动，可对序列、等差、等比、格式、IJ期等进行随意选择。4数据的检验利用Excel函数，结合预定条件对数据进行校验，可以有效避免录入无效数据。4.1利用LEN函数对数据长度进行检查在数据录入过程中，对某些字段数据的长度具有一定的规定，如学号为五位数，可选择数据有效性，从“设置”选项卡中的“允许”一栏，对“文本长度”进行选择，实现快速设置。但是，若需要对员工身份证号进行录入，由于字数要求是15位或18位，此吋，需利用函数对所录入数据的字数进行检查，确定其是否符合要求。4.2防止数据重复录入在Excel数据录入过程中，有时要求某列数据具有唯」性，如身份证、准考证号等数据，为了确保该数据的唯一性，应先选定目标区域范围（如El：E35）,选择“数据有效性”，弹出相应的对话框，在“选项”卡中将“允许”一项设置为“自定义”，在“公式”中输入Jcountif（$E$1：$E$35,$E1）二1”，再切换至“出错警告”选项中，在“样式”栏中选择“停」I，,在“标题”、“错误信息”中分别将错误提示标题以及相关信息输入，单击并退出。此时，在目标区域输入数据时，Excel会对数据唯一...