关于档案信息化建设的思考中国电子科技集团公司第三十九研究所张敏摘要：在大力实施信息化建设的背景下，文件管理出现了空前的繁荣，作为文件控制的档案工作迎来了新的机遇与创新，本文试图从电子文件管理、档案信息化建设两方面探讨一下档案工作在迎对新问题的一些思考。关键词：档案信息化建设思考众所周知，人类社会经历了漫长的农业社会，迅速发展的工业社会，现正迈向急剧变化的信息社会，所以二十一世纪将是人类社会空前繁荣进步的新纪元。档案工作也迎来了一个新的机遇与创新，国家档案局也正式发布了《档案信息建设实施纲要》（以下简称《纲要》），从其指导思想、目标和任务中不难看出，“网络化”“信息化”“数字化”“电子文件”“数据库”将成为新时期档案工作的一个显著特点。在信息时代的大背景下，档案界与时俱进，一时间报刊、杂志、网上到处都在谈论网络化、信息化、数字化，档案信息化无疑是现代化建设的必由之路，笔者只想从电子文件管理、档案信息化建设的另外一个角度，探讨一下档案信息化建设过程出现的问题，以引起大家思考，从而使档案人员在新时期更好地开展档案工作，促进档案事业持续健康发展，为档案现代化建设服务。1电子文件管理电子文件（ElectronicRecords）的出现，给档案界带来了前所未有的冲击。《纲要》中指出：“以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程…”，“加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设…”而档案资源数字化，首要条件是将原先的纸质档案数字化处理，形成电子文件；另一种是将直接形成的电子文件，经过价值与技术鉴定后，转化为电子档案，这就形成了档案信息资源。可见，电子文件的管理在档案信息化建设中是多么地重要。目前，我国对电子文件管理的法规、制度、归档办法、鉴定等方面有了一些见解，但两个问题一直无法解决，这也是由电子文件的特点决定的。一是电子文件的原始性和真实性大家都知道档案的基本属性是“原始记录性”，纸质文件是以定稿和原件形成归档的，原件真实地记录了文件的起草、修改、审核、会签、批准及签发的各相关环节，体现了具体责任人的意志和文件形成的全过程，文件从形成到归档的每个环节都体现了档案的原始性和真实性。而且纸质档案一旦形成归档后，再进行任何修改，都会留下明显的痕迹，而电子文件信息与载体分离的特性直接影响着文件信息的原始性和真实性，且电子文件在编辑、修改、生成同名文件之后整齐如初，看不出任何改动的痕迹，尽管计算机有自动备份功能，但仅仅保存最后一次修改记录。所以电子文件无法体现档案形成的全过程，在其转化为电子档案过程中，其原始性和真实性不易确认。因此，司法界把纸质档案认定为最佳证据，具有法律效力，而电子档案能否作为司法凭证，在国际上仍然看法不一，很长一段时间内在技术上无法突破这个难点。二是电子文件的可读性纸质文件书写及打印材料只要符合归档要求，就可以长久保存，并且可以长久提供利用。而电子文件存储介质的物理寿命远远比不上纸张，新型档案载体光盘-1-的保存期一般为15~20年，优质光盘的寿命仅30年左右，而且信息与载体可分离，载体格式一直处于动态变化之中。在读取信息时，电子文件具有很强的依赖性，必须依赖计算机系统，且兼容的计算机系统，电子文件在拷贝、复制或转换中信息的损失、变异也是不可避免的，《中国计算机报》有一段话，摘录如下：在光盘被复制时，即使我们采用较完善的技术措施，所出现的误码率或漏码率能够不超出10-14（相当于传输20万份《人民日报》文件信息量中有可能出现一个汉字出差错或漏掉）。以上两个问题解决不了，会造成一系列的问题，所以在电子文件的管理中，几个问题需要我们思考：1.1从技术角度考虑较多，而非技术因素考虑较少。转变管理理念，要明确管理好电子文件，不能仅仅依赖技术，必须依靠管理措施、法律法规来解决问题，使电子文件的管理工作有法可依，有据可查。a)做好电子文件原始性认定必须建立健全有效的、规范的相关措施及法规科学界定电子文件原始性应遵循...