附件：江西省直机关文书与声像电子档案著录及数据交换格式规范（试行）1范围本规范适用于2000年后形成的文书与声像电子档案、数字复制件的著录，并兼顾纸质文书、照片档案的著录。2000年前形成的文书档案可参照执行。本规范规定了单份（件）或一组档案、一个或一类档案案卷的著录项目，以及每个著录项目的定义、应用层次、著录细则、赋值方式、著录级次等。本规范主要用于揭示电子档案的内容与形式特征，不含描述电子档案背景、结构及其管理过程的元数据。本规范实行前已经编制使用的档号结构与本规范要求不一致时，可不作修改。2引用标准DA/T18-1999档案著录规则DB36/T380-2002江西省归档文件整理规则GB/T11821-2002照片档案管理规范GB/T7156-2003文献保密等级代码与标识3著录项目描述方法本规范从定义、应用门类、应用层次、著录细则、可重复性、数据类型、数据长度、赋值方式、著录级次等9个方面对著录项目进行描述，各描述项含义如下表所述。定义著录项含义的描述应用门类著录项可以应用的档案门类。分文书、照片、录音、录像、声像五个值域，其中“声像”表示该著录项可以应用于照片、录音、录像三个门类档案。应用层次著录对象可以应用的集合层次，由高到低分为宗、类、卷、件等层次。“宗”的著对象为全宗下的所有档案；“类”的著录对象为全宗内一个档案门类、一个年度或一个专题下形成的所有档案；“卷”的著录对象为档案案卷，可以是同一项职能活动中形成的一组档案，或是年度内一个机构（问题）、一个保管期限下的所有档案；“件”的著录对象为单件（份）档案，是构成档案的最小单元。著录细则对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。可重复性著录项是否可重复出现。数据类型著录项数据字段的基本属性，分字符型、日期时间型。日期时间型通常应用于以件为著录对象的著录项目。数据长度著录项数据字段长度。赋值方式在电子档案管理系统中为该著录项赋值的方法，分“手工”、“半自动”、“自动”。“手工”表示著录项目内容由人工录入系统。“半自动”表示在管理系统内著录一批电子档案时，先对第一份档案的对应著---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---录项手工赋值，再由系统自动携带赋值给一批档案。“自动”表示由系统通过不同途径获取著录内容后自动赋值，著录级次该著录项是否著录的强制程度，分“必著”、“可选”。“必著”表示此著录项在任何集合层次时都必须著录；“可选”表示此著录项目为可选项。---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---4文书电子档案著录细则凡规定字段长度的著录项目，如档号、目录号、案卷号、页号、件号等，当实际值不满规定位数时，都应在著录项之前用“0”补足。这一规定同样适用于声像电子档案的著录。4．1文书电子档案著录项目简表与数据交换规范序号著录项目应用门类应用层次可重复性数据类型数据长度赋值方式著录级次1集合层次文书类，卷，件不可重复字符型2自动可选2档号文书类，卷，件不可重复字符型26自动必著3全宗号文书类，卷，件不可重复字符型4自动必著4档案门类代码文书类，卷，件不可重复字符型2自动必著5年度文书类，卷，件不可重复字符型10半自动必著6机构问题文书卷，件不可重复字符型不定长半自动可选7机构问题代码文书卷，件不可重复字符型2自动可选8保管期限文书卷，件不可重复字符型4半自动必著9保管期限代码文书卷，件不可重复字符型3自动必著10件号文书件不可重复字符型3半自动必著11盒号文书件不可重复字符型15半自动可选12正题名文书类，卷，件不可重复字符型不定长手工或自动必著13副题名文书件不可重复字符型不定长手工或自动可选14责任者文书类，卷，件不可重复字符型不定长手工或自动必著15文件编号文书件不可重复字符型不定长手工或自动可选16成文时间文书类，卷，件不可重复字符型不定长手工或自动必著17数字化时间文书件不可重复字符型35自动可选18附件题名文书件不可重复字符型不定长手工或自动可选19人物文书件不可重复字符型不定长手工可选20主题词文书件不可重复字符型不定长手工或自动可选21密级文书件不可重复...