浅析电子文件与电子档案内容摘要：随着信息时代的到来、办公自动化的产生，形成了越来越多的电子文件，当文件失去现行效用后，就面临着归档问题，于是就产生了电子档案。而在实际中，有人将电子文件和电子档案二者作为同一事物，但是两者属于不同概念。本文通过浅显比较分析，力求得出二者的区别和联系。关键词：电子文件电子档案时代在发展，科技在进步，作为社会原始记录的档案载体也发生着深刻的变化。从商周时期的甲骨档案到当今最普遍的纸质档案，再到现代信息时代产生的新型档案形式——电子文件，单从载体来看这些都记录着社会发展的印记。如今的我们，生活在信息技术革命冲击的社会中，电子文件作为信息化的产物，已经以其无可争议的生命力成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具那么，如何更好地利用这一新型档案，首先，就必须弄清它的本质涵义，何为电子文件？何为电子档案？本文作者就以自己鄙陋的学识来探讨下，并求教于大方之家。一、电子文件与电子档案的定义电子文件（ElectronicRecords）一词，虽然档案学界曾有过不同的争论，但最终基本上达成了共识，即认为电子文件是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”，在冯慧玲老师的《电子文件管理教程》一书中也采用了这个定义。但电子档案一词，我们则很少能找到相对明确的定义。在有关电子文件与电子档案管理的教材中，也基本都是给出电子文件的定义，很难找到电子档案的定义。但在百度百科中却有这样的定义“电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。”这个定义着重于将电子档案与纸质档案作比较，最后落脚于档案的基本定义，“以案卷为单位”。但是下面对于电子档案的特点描述：“1、信息的非人工识读性；2、信息存储的高密度性；3、信息与载体之间的可分离性；4、多种信息媒体的集成性；5、系统依赖性。”又回归到电子文件的特点了，只比冯慧玲老师主编的《电子文件管理教程》这本书中电子文件的特点少了“信息的易变性和信息的可操作性”这两项。虽然百度百科的学术权威性远比专业期刊杂志小得多，但是它至少也表明了这样一个观点，即电子文件等同于电子档案。所以，可不可以说明，有人将电子文件与电子档案混为一谈，认为二者同质？《档案学研究》2008年2期西北大学公共管理学院黄新荣老师的《“电子档案”概念新解》中临时给电子档案下了个定义：“按照档案管理规范有目的保存起来的具有参考凭证价值的、包含背景信息的、采用一定形式封装起来的电子文件。”从表述就可以看出，这个定义也是从档案管理出发，但是它却指明了这样的观点“电子文件可以包含电子档案”。二、电子文件与电子档案的关系从以上对电子文件和电子档案的定义，我们可以提出这样的问题：电子文件和电子档案是否属于同一概念？或者说电子文件是否能代替电子档案？电子文件和电子档案到底存在怎样的关系？我们知道文件和档案的关系，文件包含了档案，档案可以由文件在特定条件下转化而来，但并不是所有的文件都可以转化成档案。这同样适用于电子文件和电子档案，即电子文件可以转化为电子档案，这一必要条件就是“归档”。《电子文件管理教程》一书中对电子文件归档的定义是“将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移”。从这个定义中“具有档案价值的电子文件”这一表述就可以看出，电子文件要成为电子档案，则必须具备两个条件：一是具有档案价值，即保存价值。在我们日常工作生活中，会生成大量的电子文件（一般都在OA环境中），有些文件在行使完其职能后，价值大贬甚至消亡，不再具备查考利用价值，那么这些文件就不具备档案价值，也就没必要再进行保存而转化成电子档案。二是经过责任转移过程。电子文件转化成电子档案如同纸质文件转化成档案一般，要经过一系列的手续。比如采用逻辑归档方式的电子文件，首先由形成部门赋予文件以归档标识，然后系统自动将归档信息...