采购管理制度1总则1.1目的为了XX公司各类采购行为,XX公司各部门在采购活动中的职责分工,加强对采购活动的有效管理,XX公司采购活动遵守国家法律、法XX公司管理政策,保证采购质量,提高采购效率,降低采购成本,XX公司的综合最佳效益,特制定本制度。1.2依据本制度依据《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国合同法》等有关法律法XX公司相关管理政策等制定。1.3适用范围固定资产采购、低值易耗品采购、接待物品、大型办公设备采购与维修等。1.4基本原则(XX公司所有员工在进行合同与采购活动中应严格遵守本规XX公司有关政策、程序、制度,采购活动应尽量实现充分竞争,遵循公开、公平、公正和诚信原则,保证采购质量,努力降低成本；(2)参与采购的相关人员应客观公正地履行职责,遵守职业道德,XX公司商业秘密,廉洁奉公；(3)各部门须严格在批准的年度采购预算范围内,制定详细周密项目采购计划。过程进行不得以紧急采购或其他原因为由,或将项目化整为零,绕过必要的审批或回避竞争性采购方式。对处于关键路径上的突发性紧急采购,按紧急采购程序处理；(XX公司所有采购不得由一个人单独完成采购全过程,双人制采购；(5)采购应当优先采购低耗能、低污染、通过环境管理体系认证企业的货物、工程和服务；(6)采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。每项采购和合同管理过程均需有完整的文件和记录。1.5采购权限(1)采购金额超过10000元,采购招标委员参与见证招评标全过程。由采购秘书组织相关采购招标委员会成员参会进行讨论,讨论议题形成会议纪要以留备档；(2)行政部采购人员XX公司日常1万元以下物品采购。注:其他非采购组成员XX公司或高管所需物品,请XX公司财务部报销制度。由行政部经理审核并负责完成报销流程,非采购组成员不可走购买物品报销流程；(3)1万元以上10万元以下参与人员增加分管副总、审计部负责人、财务负责人或财务主管、采购物品及设备的负责人及经办人；(4)10万元以上采购招标委员会成员,必须参加人:分管副总、高管以外的其他委员、高管参加人数不低于三人(含)。2职责和分工合同采购过程中各职能部门应按分工履行应尽的职责XX公司相关政策与程序得到有效执行,同时也应强调职能部门之间的团队协作,以取得在总体上的最佳效益。2.1行政部的职责(1)根据批准的采购计划,牵头组织并实施采购,包括负责组织资格评审、招标、评标和合同签订,负责完成采购流程并同相关部门完成验收入库；(2)牵头组织招标文本的统稿及审核；负责在合同签订前牵头对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查；(3)若采购合同履行过程中发生争议、仲裁和诉讼等法律事务,必要XX公司法律顾问进行咨询；(4)负责组织合同谈判；办理支付申请；负责合同结算；负责合同执行情况的总结和分析,归档合同文件；建立并维XX公司采购相关的信息系统；(5)负责临时采购或紧急采购的具体实施。2.2相关归口部门/技术部门/使用部门的职责(1)编制年度各项采购预算,对超出预算的采购,提出预算变更申请；(2)提出采购流程申请,确定采购物项和服务的质保等级,跟踪流程审批；(3)提供潜在供应商信息；(4)参加对潜在供应商的资格评审；(5)组织编写招标文本和合同文本的内容；(6)参与商务谈判；(7)负责采购的验收。2.3财务部的职责根据国家相关法律法规及合同的规定,审核支付所需文件、票据的有效性、合法性,办理相关支付手续。负责发票、交付款、尾款处理、验收入库等事项。2.4审计部的职责对采购和合同管理活动的真实性、合规性以及效益性进行独立监督和评价；其中包括:监督一定金额以上采购项目的招评标过程,审核其合同推荐书；根据需要,对采购项目的招评标过程及合同管理进行不定期的监督和评价。负责整个采购流程的合理性、合规性、合法性,保证采购项目的最优化。2.5法务部的职责负责在合同签订前对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查,处理合同争议、仲裁和诉讼等法律事务。3供应商及采购合同管理3.1供应商的资质审查行政部招标采购人员负责组织供应商资格审查,从资质、信用、技术能力、财务状况、安全质保等方面进行审查；资格审查报告应经参加审查的全体成员签字,报授权人批准。...