XXX公司管理部销售管理制度文件档案管理规范（试行）XXXXXXXX有限公司---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---V0.12015年8月文档信息机密级分类内部公开版本控制版本日期人员更新说明0.12015-8-13XXX---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---目录---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---1目的加强销售业务档案的管理，规范销售业务档案的收集、归档程序和方法，确保业务档案归档的完整性、准确性和系统性，方便销售及其他业务相关部门能迅速、有效地查询归档文件。2适用范围本规范适用于公司销售业务相关档案的收集、整理、分类、利用及归档。文档类型包括：销售机会跟踪文件、销售合同、销售设备执行文件、销售费用计划文件、销售考核文件、销售制度文件。分类文档名称描述归档方式销售机会管理项目报备文件电子文档(EXCEL文件)销售机会跟踪表电子文档(EXCEL文件)投标申请书授权书申请表电子文档（WORD文件）招标文件电子文档（WORD文件）中标通知书纸质原件+扫描件合同管理销售合同文件纸质原件+扫描件合同执行结算文件合同清单、合同成本、开票、回款纸质原件+扫描件委外实施合同纸质原件+扫描件验收报告纸质原件+扫描件设备管理销售发货文件物品领用单电子文档（OA）借用文件借用测设、借用转销售、借用顶更换电子文档（OA）办事处自用文件电子文档（OA）设备转移文件电子文档（OA）费用管理租房协议纸质原件+扫描件笔记本补贴申请文件纸质原件其他费用投标保证金、个人借款单、房租请款、还款单、成本实施费、委外实施领用单纸质原件考核管理销售计划文件新增合同、开票、回款、费用指标电子文件(EXCEL文件)销售任务书纸质原件+扫描件销售考核结果文件电子文件(EXCEL+PDF文件)制度管理销售管理制度电子文件(PDF格式)团队管理文件机构、人员任命、调整通知电子文件（PDF格式、WORD格式）3定义3.1档案：档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---3.2借阅：本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。4职责4.1负责本部门合同、项目报备、设备、费用、投标等文件资料的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。4.2每周向上级提交周报，统计档案存档数据，新增档案数量。4.3负责在工作变动时，做好或协助移交工作。5工作程序5.1档案资料的收集5.1.1各岗位文件资料原件需要保存的，各岗位分别进行整理，并编制《档案移交目录》，每周向档案管理者移交。5.2档案资料的标识5.2.1对各岗位提交过来保管的档案资料进行分类并编号。5.3档案资料的日常管理5.3.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制相应目录，以便检索利用。5.3.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。5.3.3纸质文件需扫描进电脑做备份。5.3.4电子类合同或其他需要保管的电子文件，应及时存放指定硬盘或制作专门光盘进行编号保存。5.4档案借阅5.4.1借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在销售管理部，不能带出，必须带出销售管理部的，需填写《档案借阅审批单》由相关领导批准签字。5.4.2借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。5.4.3借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、无损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。5.5档案销毁5.5.1对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理鉴定，最后报总经理批准，方可销毁。最后把销毁目录和部门经理及总经理的批准手续文件一并存档，永久保存。6档案管理细则6.1档案资料的归档范围6.1.1合同、项目报备、设备、费用、投标、考核、制度等6.2档案资料的归档要求6.2.1负责对本部门日常工作中形成的档案资料进行收集和管理。6.2.2对于需要移交档案管理者的资料，各岗位商务需按要求进行整理后，并编制...