档案编撰数据库开发利用研究论文摘要：在档案编研工作的各个阶段都会形成大量的原始信息，特别是在编研题目确定之后，编研人员要进行广泛的编研素材的查找、筛选和研究工作，这个阶段会形成大量的原始信息，信息量丰富而且复杂，如果对其加以有效的分类、整合、积累、保存，建立编研选材专题数据库，就能为今后的编研工作提供参考和借鉴。一、建立档案编研选材数据库的必要性档案编研工作实际的需要。目前，各级档案馆在进行编研选题的时候，普遍存在主观随意性较大的问题，其中一个重要原因就是没有充分了解馆藏内容，致使编研选题与馆藏内容相脱离，因而编出的编研材料价值不大、参考性不强、实用性不高。在馆藏数量巨大而且逐年上升的形势下建立编研选材数据库，可以帮助我们深入了解馆藏档案内容，更加科学合理地确定编研选题，真实准确、齐全完整系统丰富地选择材料进行编辑加工等工作。开展网络档案编研的前提。网络环境下，我们可以将编研选材数据库发布在网上，为编者提供材料线索。部分网络编辑系统还可提供“虚拟编辑室”，使得不同地域的编研人员共同完成同一个编研材料，这样，异地联合编研就可成为现实。同时，浏览者通过上网浏览得到所需的线索，也可以提高到档案馆进行实地查档的查档率。档案工作新形势的要求。建立编研选材数据库，为开发档案编研管理软件提供了数据支持，是档案编研工作向现代化、信息化、网络化迈进的基础。二、建立档案编研选材数据库的形式档案文件目录数据库。就是把有研究参考价值、编研价值以及用于办展的档案的目录，按照一定的专题录入数据库类似于我们常用的档案专题文件级目录数据库，比如我们档案馆的婚姻档案、房基地批示档案、招工档案等专题目录数据库。档案内容简介数据库。就是在目录数据库的基础上，增加档案内容简介字段，把一份文件中有价值的信息，利用主题词、关键词或内容概要等形式全部反映出来。这样不但可以检索到所需文件的题名，还可以对文件的内容进行全面的了解。档案原文检索数据库。在数据库中设置档案原文字段，档案原文的录入可分为嵌入式和链接式两种，嵌入式是直接在数据库中输入档案原文；链接式则是利用已建好的档案原文数据库，把档案原文链接到数据库中。这样当检索到所需文件后，不但可以查看档案内容概要，还可以直接打开档案原文，有用的内容可以直接下载、编辑加工利用，这样，编研工作效率就会大大提高。从以上编研选材数据库的三种形式不难看出，建立文件目录数据库虽然简单，工作量也较少，但所含信息量也较少比如北京市平谷区档案馆的文件级目录数据库中，一些早期形成的文件题名不很规范，不能准确全面地概括文件内容，检索利用时有些内容重要的档案就可能被遗漏。而档案全文数据库信息量大，如果没有已建好的全文检索数据库，建立这种全文数据库十分困难。随着文档一体化进程的加快，大量电子文件形成，为全文数据库的建立提供了便利。比如，目前我馆的文件目录数据库中已有条目近120万条，而且还会逐年增加，从实际出发，我觉得可以分阶段进行，首先建立文件目录数据库，然后逐渐扩充，添加内容，逐步形成档案内容简介数据库，乃至最终形成档案原文检索数据库。三、建立档案编研选材数据库的步骤和方法对数据库的功能需求的调研。编研选材数据库一般容量较大，因此要具有较快的检索速度和较高的查全率、查准率这样才能真正提高编研效率。将来开展网络编研是编研工作的趋势，不同的档案馆之间，档案馆、室之间，档案馆与社会有关部门之间都可以进行广泛的联合编研，因此编研选材数据库要适合在网络环境下使用，要具备较高的检索性能，便于实现数据库资源的信息共享。准备数据库材料。编研选材数据库的数据主要是馆藏档案和资料，现行文件中心的现行文件资料，档案室保存的档案信息，其他档案馆保存的资料，通过网络、公开出版物等途径获得的资料信息等。比如，目前我们已收集了档案馆的90多万条目录的综合数据库，基层档案室报送的30多万条的电子目录，为建立选材数据库做好了准备。数据库选型。数据库的类型有很多，比如Access、Datebase、SQLserver等，一般应选择功能齐全、通用性强、兼容性...