物业部(商场物业管理部)文档管理办法及表格物业部〔商场物业管理部〕文档管理方法及表格已2013081.文档管理1.文档管理方法1.制定本方法的目的、根据和适用范围1.1为了加强物业部门的文档管理，充分发挥文档的作用，更好地为商场的经营、管理和发展等各项工作效劳，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关企业档案管理的有关规定，结合物业管理行业特点及本公司实际状况，制订本管理方法。1.2本管理方法的适用范围包括集团各区域物业部、各商场物业管理部门。2.文档的定义2.1文档是指从事经营、管理以及其他各项活动中挺直形成的具有保存价值的各种文件、报表、图纸、帐册、照片、录音、录像、电子光盘以及记载荣誉内容的奖品实物等历史记录。3.文档管理的根本原那么和要求3.1为维护文档的完好、平安，同时便于有效利用，各商场物业在管理活动过程中形成的物业档案资料实行“统一制度、三级管理〞的原那么，即：凡明确列入由区域物业部集中保管目录的文件材料〔原件〕由区域物业部集中保管；其他文件材料〔原件〕由各商场物业〔保安〕部按集团的规定要求自行管理。3.2各商场领导应当加强对文档工作的领导和管理。4.文档管理机构和人员各商场在物业经理的领导下，形成档案工作的管理网络。*集团物业推动中心对各区域物业部、各商场物业〔保安〕部文档工作进展指导、检查和考核。集团物业推动中心文档装备专职文档管理人员，负责搜集、保管和供应利用物业条线各类文档；*各区域、各商场物业部门的文员〔或指专人〕在部长〔经理〕领导下负责本区域、商场〔物业条线〕文档材料的归集和整理立卷，并按规定向集团物业推动中心送交相关文档。*各区域物业部、各商场物业〔保安〕部均须依据文档保管的要求设置固定文档存放点，并装备文档管理人员和必要的文档存放橱柜，负责本部门文档材料〔资料〕的归集、整理。*各区域物业部长、各商场物业〔保安〕经理为文档工作的主要责任人，并将文档工作纳入部门的年度工作方案。5.文档案管理人员的职责5.1.集团物业推动中心文档管理人员的职责：*负责公司级〔物业条线〕各类文档的接收、整理、保管、统计、利用等；*按规定要求统一管理公司〔物业条线〕的文档，确保文档的完好和平安。对已接收入室的文档，有方案参加进展整理、重组和销毁工作；对因归档制度不健全或执行不严而遗漏失散在外的重要文件材料，加强搜集归档；*指导、催促和检查各部门文件材料的立卷、归档工作，组织对兼职文档管理人员的业务学习与培训；*参加施行对部门文档工作的考评；*负责编制公司〔物业条线〕文档名目、检索资料，严格执行文档借阅制度，主动、快捷供应利用效劳；*办理领导交办的其他有关文档业务的工作。5.2.区域物业部文档管理人员的职责：要的文件材料，按规定要求准时送交归档；*负责由部门日常用法保管的文档、资料〔主要是物业管理业务文档〕的管理。*部门文档管理人员如兼文员工作，那么还应当担当如下职责：〔1〕负责本部门文书处理工作，包括文件材料〔含合同、协议、来往文书等〕的收发、登记、传阅、催办和留注；〔2〕负责本部门文书管理工作，包括文件材料的保管、调阅和文件材料的归集、整理、预立卷等。5.3.商场物业〔保安〕文档管理人员的职责：*按归档类别要求负责所属部门形成文件的积累、整理和立卷工作，对明确由区域物业部文档室集中保管的文件材料，按规定要求准时送交归档；*负责由部门日常用法保管的档案、资料〔主要是物业管理业务档案〕的管理。*部门文档管理员如兼文员工作，那么还应当担当如下职责：〔1〕负责本部门文书处理工作，包括文件材料〔含合同、协议、来往文书等〕的收发、登记、传阅、催办和留注；〔2〕负责本部门文书管理工作，包括文件材料的保管、调阅和文件材料的归集、整理、预立卷等，并按规定准时向文档室移交。6.公司〔物业条线〕文件材料归档范围*前期工程交接验收范围的材料归档*客商户档案(含二次装修资料)及客户效劳范围的材料归档*物业运作管理〔含合同、协议、来往文书等〕范围的材料归档7.档案的管理和移交*向文档室〔各部门〕移交文档时，应办理交接手续。按标准格式填制〖归档文件材料移交接收清册〗，仔细...