合同及工程档案管理的规定

合同及工程档案管理的规定工程档案及资料设专人管理,每个工程档案必须由该工程的客户签字的所有工程资料、经济资料、巡检承诺书回执。在整理档案时,专业人员必须对相关资料认真审阅,对发现的问题及时责成当事人予以落实。当事人没有在规定的时间内落实时,应立即向工程部经理汇报。工程档案不允许无关人员进行查阅。要求专管人员定期整理、归纳工程档案,管理上应万物一失。同时,档案专管人员还应负责在施工程一览表的制表;负责新签合同的登记和保管。一、在施工程:设计师签单后,由审核师审核后保管,待合同(补充条款)、图纸、报价单、发包合同、巡检回执齐全后转到工程部。二、竣工工程:工长将工程竣工单一份交至工程部,由工程部档案管理人员登记保管。三、档案的管理、工程部将档案整理完毕,将(竣工结算单)转交财务,将档案转交客服部保管,客服部人员将保修单与相应的档案、竣工单进行核对归整,各种单据、合同齐全后(包括:合同补充条款)设计图纸、报价单、发包合同、开工通知单、巡检回执、竣工单,在工程档案齐全表中签字认可,并对档案进行编号、登记、存档。四、借阅档案规定:(1)其他部门借阅:借阅人员需填写《合同借阅记录》,2日内归还。(2)客服部借阅:审核或有关投诉工程的客户档案,需填写《借阅档案登记表》借阅人员在表上签字,尽快归还。五、工程竣工后一周内工长把与本工程有关的所有单据上交工程档案管理专员处。六、档案管理专员应立即检查单据是否齐全、填写内容是否齐全、是否有工长、巡检及客户三方的签字,并对签字的真实性进行确认。七、如发现工长上交的单据中有违反6中相关内容的,档案管理专员应拒收。八、档案管理专员对单据齐全、填写内容规范并有巡检、客户、工长真实签字的档案应予以收取并签字。九、档案管理专员把有自己签字的档案送交工程部负责人处签字。十、工程部负责人在确认有档案管理专员签字后,给予签署。十一、档案管理专员填写完竣工结算单,即把档案整理转交客服部进行保存。十二、工程负责人如发现有任何未按规定执行的,将给予相关责任人一般过失处罚,情节严重的将给予严重过失处罚。

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