合同档案管理办法草稿

合同档案管理办法为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化。一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司综合部集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。2、综合部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,负责合同相关档案资料的收集、整理,负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。三、合同文档的管理办法1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。合同编号规则:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(四位)。示例:XMB-201402-00112、合同签订人在合同上签字后,经领导审批后,到综合部编号并登记,合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到综合部存档。3、合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。4、合同交接后,将正本合同扫描做成PDF电子文件存储信息到电脑里。合同综合部建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,承办部门只留存影印件。5、各部门员工可在综合部查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。6、保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。7、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。8、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。9、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。

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