机关应用文写作（02）第一章如何掌握机关应用文写作的规律第一节机关应用文的作用机关应用文是国家机关、党派团体和企事业单位的管理部门交流信息、规范行为、指导推动工作的一种具有特定体式的书面语言工具，是应用文中用量最大、种类最多、使用范围也相当广泛的文体。在广大干部中提倡学习机关应用文的写作，掌握它的写作特点和规律，是提高各级机关工作效率，培养造就一大批能文能武的社会主义现代化建设领导骨干和文秘人员的需要，也是克服官僚主义，改进机关作风的一条途径。各级各类机关，无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育，文化、卫生、体育等部门和单位，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围内的有关事宜作出决定、下达指示。把这些工作的意图、设想、过程、结果等形成各式各样的文件，用以指导和推动工作，这就是机关应用文的基本职能。应当说，整个国家机器，上至中央机关，下至基层单位，之所以能够下情上知，上情下达，协调一致，运筹自如，都离不开机关应用文。如果把机关应用文的功能分解开来，大体有以下四个方面。一是交流信息的作用。下级的希望要求、工作情况以及所属部门、单位的各种动态，特别是新情况、新问题、新经验，需要及时向上级反映；上级制定的方针、政策和指示、意见等，需要尽快向下级传达；同级或不同部门相互之间商洽工作，交流情况，协作共事，也需要一定的书面材料，这一切多是由机关应用文承担。二是宣传教育作用。机关的大多数文件，都有宣传教育的职能。特别是《决议》、《决定》、《报告》、《指示》等高级领导机关的文件，其内容一般都包含指导思想，理论和实践的依据，方针政策以及实施方案等。向下传达贯彻这些文件就是为了统一思想，提高认识，推动工作。有些可公开发表或改头换面作为新闻报导发表的文件，宣传教育的范围就更广，影响就更大了。下级向上级报送的简报、报告等等，实质上也有向上级机关和领导同志作宣传的作用。三是规范行为的作用。机关应用文的许多种类，都不同程度地规定了人们的行动准则和行为方向，特别是法规性和政令性文件，对于人们该干什么，不该干什么，在什么时间、什么范围、什么问题上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明确的规定，有的还具体地制订了奖惩办法。这类文件一经发布，就必须坚决执行，任何人都不得违反。四是工作依据的作用。上级机关在制定方针政策或指导工作时，除了依据耳闻目见的实际情况外，一个重要方法是根据下级上报的简报、报告、计划、总结等材料。而下级机关开展工作、处理问题时，上级的有关文件，也是判断是非的主要依据。单位之间的横向联系，也常以某一份文件作为纽带和凭证。在工作中常常遇到这种情况，一些部门之间发生矛盾时，一方便说：“拿红头文件来！”就是要求拿出根据的意思。学习机关应用文的写作，也是培养干部的需要。机关应用文多是机关干部调查研究的结晶，是机关领导思想和工作经验的体现，也是马列主义基本理论及党的方针政策和本单位、本部门实际相结合的产物。它的撰写，是一项思想性、政策性、技术性很强的工作。撰写者和指导者，需要一定的马列主义理论修养，具备相应的分析和认识问题的能力，懂得掌握情况和调查研究的方法，还要有特定的专业知识和文字表达能力。因此，写作过程也是锻炼和提高干部素质的过程。一份文件写得好不好，及时不及时，既是领导机关工作质量和工作效率的体现，也是领导班子思想水平、业务能力和指挥才干的重要标志。每一个机关工作人员，特别是从事领导工作和文书、宣传、调查研究工作的同志，都应当把学习机关应用文写作，作为一项重要的业务基本功。从这个意义上说，组织干部学习机关应用文写作，不仅是提高各级机关工作水平的重要措施，也是培养和提高干部，造就一大批现代化建设的领导和管理人才的必不可少的途径。目前，许多单位都感到，德才兼备、能文能武的领导骨干和文秘人员十分缺乏。造成这种状况的原因，除十年动乱的严重破坏、没有及时发现和选拔这方面的人才以外，也与我们长期以来没有组织干部学习写作，特别是在各级党校和文科院校中没...