高校二级学院办公室电子档案管理精细化研究摘要：高校二级学院办公室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，新形势下，加强办公室电子档案管理工作，精细化作业流程是学校和学院顺利完成各项工作中的基础和保证。本文论述了当前高校二级学院办公室在电子档案管理的具体操作过程中面临的问题和困难，提出了高校二级学院办公室在落实电子档案精细化管理过程中的举措和经验。总结了推进高校二级学院办公室精细化管理电子档案具有的重要意义。关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化中图分类号：G472.4文献标志码：A文章编号:1673-8454(2015)21-0000-002008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)，其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，''对于电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。⑴但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难1.办公室电子档案的概念界定模糊《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---存的电子文件称为归档电子文件”,相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。2.办公室电子档案的标准化难以实施学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸,学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎---本文来源于网络，仅供参考，勿照抄，如有侵权请联系删除---接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档...