图书馆质量管理体系文件的编制研究吉家凡摘要：在图书馆推行IS09000,建立一套既符合IS09000标准要求又适合图书馆实际的质量管理体系文件是关键。木文探讨图书馆体系文件的编制原则及文件的内容结构，针对2000版IS09000标准的要求，以海南大学图书馆质量管理体系文件的编制为例，对图书馆的质最手册、程序文件、作业指导书及记录表格的格式、内容及编制要点进行详细的介绍,指岀体系文件编制中应注意的问题。关键词：图书馆IS09000认证质量管理体系文件中图分类号：G25IS09000族国际标准自1987年公布以来，已在全世界得到广泛推行。特别是以2000版IS09000族为其准的质量管理体系认证，不仅被企业广泛采用，也被政府机关、学校、医院、图书馆等组织所采用,成为适用于各个行业和各种组织的质量管理体系标准。国外许多图书馆在90年代初便开始实行质量管理，质量管理已经成为国外图书馆界比较流行的管理方法。我国关于图书馆质量管理的研究始于90年代末，但主要是理论性研究。2004年7月，海南大学图书馆开始引入全面质量管理，并于2005年3月获得IS09000资格认证，成为我国为数不多的通过IS0900国际标准认证的图书馆之一。TS09001:2000规定，“供方应建立质量体系，形成文件并加以保持，作为确保产品符合规定要求的一种手段”，质量体系文件的编制与颁布实施是建立质量体系的一个重要标志，体现了质量管理体系的开发和设计的过程。图书馆的质量管理体系文件，不仅要符合IS09000族标准的要求，还必须体现图书馆的规模、结构、过程、服务等方面的特点，必须结合图书馆的特征，对文件的编制进行合理有效的策划,确保质量管理体系文件的符合性和适宜性。1质量管理体系文件的策划IS09000族标准是通用性文件，不具备可操作性，不能直接套用到具体的质量管理体系中，图书馆质量管理体系的设计和建立，不仅要符合标准的通用要求，还必须针对图书馆的产品、过程、规模和结构的特点，是一项复杂的系统工程。因此，图书馆在建立质量管理体系之前耍结合图书馆的特征对质量体系进彳亍合理有效的策划，确保质量管理体系的符合性和适宜性。1.1确定质量体系文件编制的原则。质量管理体系文件是构成质量管理体系的全部文件和记录，它的编制体现了质量管理体系开发和设计过程，其编制应遵循、先进性原则、系统性原则、适用性原则、法规性原则、继承性原则、见证性原则。既反映国内外最新的图书馆管理思想，又切合图书馆的实际。1.2质量体系文件的结构和内容。质量管理体系文件可以采用自上而下的层次结构，文件的层次结构取决于图书馆的具体情况。GB/T19023-2003《质量管理体系文件指南》规定：“质量管理体系文件通常包括：a）质量方针和质量目标；b）质量手册；c）程序文件;d）作业指导书；e）表格；f）质量计划；g）规范；h）外来文件；1）记录。”图书馆应根据本馆的规模和活动、质量过程及其相互作用的复杂程度及人员的能力，决定本馆质量管理体系文件的层次结构和内容。海南大学图书馆根据本馆的规模和业务流程，质量体系文件采用3层结构（见图1）质量手册8、I一层文件：质量手册，包括质量方针和质量目标；b、II二层文件：程序文件，包括标准要求的程序文件和其他过程控制所需的七个程序文件及程序文件所附的记录表格。C、III三层文件：作业指导书，各部门在各自业务工作范围内各项过程策划运行和控制所必须的文件，以及为策划运行和控制某一具体事项所需的“红头文件”形式的文件，以及作业指导书所附的记录表格。外来文件指ISO组织、国家法规、规程和标准以及图书馆上级主管机关的文件，不属于质量管理文件编写和管理的范围。1.3理顺图书馆内部组织结构、职责和相互关系。绘制图书馆结构图，显示图书馆相关部门、岗位的设置情况及上下左右的关系；将各项质量活动由哪个部门负责，哪些部门参与及相关分工表述清楚，把质量过程中界限不清的职责重新划清，未包含在职责中的工作明确归属,避免重叠和遗漏，并与过程职能分配表相一致。1.4组织质量管理体系文件编写组。从图书馆挑选出了解IS09000体系，熟悉图书馆业务流程的业务骨干，组成文件编写组。编写组分为文件编写、审核、统稿三个不同的小组。规定...